Обязательные документы при приеме на работу

Самое полезное в статье: "Обязательные документы при приеме на работу" с полноценной оценкой информации и выводами. На все вопросы может ответить дежурный юрист.

Какие документы могут потребовать при устройстве на работу?

При устройстве на работу нужно представить паспорт, трудовую книжку, документ об образовании и иные документы. Запрещается требовать документы помимо предусмотренных законодательством, однако гражданин может представить их добровольно.

Перечень обязательных документов

При устройстве на работу работодатель вправе потребовать (ч. 1 ст. 65, ч. 2 ст. 331 ТК РФ; п. 3.1 ст. 52 Воздушного кодекса РФ; пп. «а» п. 1 ст. 3 Закона от 01.04.2019 N 48-ФЗ; п. 9 ч. 1 ст. 10 Закона от 09.02.2007 N 16-ФЗ; п. 83 Административного регламента, утв. Приказом МВД России от 07.11.2011 N 1121; п. 53 Административного регламента, утв. Приказом МВД России от 24.10.2016 N 665; Письмо МВД России от 26.07.2018 N 1/8552, Минтруда России от 06.07.2018 N 14-2/10/В-4658, Минкомсвязи России от 06.07.2018 N АК-П13-062-14725):

1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или гражданин поступает на работу на условиях совместительства;

3) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования либо документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа.

Обратите внимание!

С 01.04.2019 страховое свидетельство не выдается. Взамен вводится документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета и содержащий сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета. Страховые свидетельства, выданные до 01.04.2019, сохраняют свое действие и обмену не подлежат (ч. 2 ст. 16 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ; п. 6 ст. 1, ст. ст. 7, 9 Закона N 48-ФЗ);

[3]

4) документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

5) документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

6) справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергавшиеся уголовному преследованию, например, с педагогической деятельностью — в бумажном виде или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица МВД России;

7) справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, подвергнутые такому наказанию (например, работа, непосредственно связанная с обеспечением транспортной безопасности, или работа по должности специалиста авиационного персонала), — в бумажном виде или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица МВД России.

Перечень дополнительных документов для отдельных категорий работников

В отдельных случаях с учетом специфики работы при заключении трудового договора необходимо предъявить дополнительные документы, в частности (ч. 3, 4 ст. 63, ст. ст. 213, 283, 324 ТК РФ; п. 4 ст. 13, п. 1 ст. 13.3 Закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ; Приказ Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н; Постановление Правительства РФ от 22.07.2013 N 613):

1) письменное согласие одного из родителей (попечителя) на заключение трудового договора с лицом, не достигшим возраста 15 лет;

2) разрешение или письменное согласие органа опеки и попечительства на заключение трудового договора с лицом, не достигшим возраста 14 и 15 лет соответственно;

3) медицинское заключение при поступлении на работу, при выполнении которой проводятся обязательные медицинские осмотры (обследования) работников;

4) справку о характере и условиях труда по основному месту работы — для внешних совместителей при приеме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда;

5) медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях — для лиц, привлекаемых на работу в указанные районы и местности из других территорий;

6) разрешение на работу — для иностранных граждан, за исключением тех категорий иностранцев, которые вправе осуществлять трудовую деятельность на территории РФ без такого разрешения;

7) патент — для иностранных граждан, с которыми заключается трудовой договор на выполнение работ для личных, домашних и иных подобных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности;

8) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера (своих, супруги (супруга), несовершеннолетних детей) — для лиц, претендующих на замещение должностей в организациях, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством РФ.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных трудовым законодательством РФ. Вместе с тем гражданин может представить их по своей инициативе.

Перечень дополнительных документов, представляемых по инициативе работника

К документам, которые может дополнительно затребовать работодатель и которые гражданин может предоставить по собственной инициативе, относятся:

— свидетельство о присвоении ИНН. Налоговые органы не вправе отказать налоговому агенту в приеме представляемой в налоговый орган налоговой отчетности, в которой в сведениях об отдельных физических лицах — получателях доходов не указан ИНН по причине его отсутствия (Письмо МНС России от 27.02.2001 N БГ-6-12/[email protected]), поэтому свидетельство о присвоении ИНН к обязательным при устройстве на работу документам не относится;

— свидетельства о рождении детей. Эти документы потребуются, если гражданин планирует получать вычеты по НДФЛ, пользоваться гарантиями и компенсациями, предусмотренными для работников, имеющих детей;

— справка о сумме заработка с места работы у другого работодателя для расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (ст. 13 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ).

«Электронный журнал «Азбука права», актуально на 21.06.2019

Другие материалы журнала «Азбука права» ищите в системе КонсультантПлюс.

Наиболее популярные материалы «Азбуки права» доступны в мобильном приложении КонсультантПлюс: Студент.

Документы при приёме на работу

Устраиваясь на работу, человек несет с собой не только багаж знаний, умений и надежд, но и определенные документальные подтверждения своей личности, компетентности и законопослушности. Проходя процедуру официального трудоустройства, нужно уделить внимание документальной стороне процесса. Законодательно предусмотрен определенный перечень документов, которые должны быть на руках у каждого соискателя при установлении трудовых отношений. На практике этот перечень обычно дополнительно расширяется за счет требований работодателя.

Читайте так же:  Перечисление зарплаты на карту работника

Рассмотрим, какие бумаги при заключении трудового договора обязательны, а относительно требования каких можно поспорить, и стоит ли это делать.

Документы, необходимые при поступлении на работу по ТК РФ

Трудовой кодекс РФ в ст. 65 дает перечисление документов, которые обязательны к предъявлению лицом, устраивающимся на официальную работу. К ним относятся следующие бумаги.

  1. Документ, удостоверяющий личность соискателя. Обычно это паспорт. В законе допускается предоставление иных документов, удовлетворяющих той же цели, но не раскрывается, каких именно. На практике в качестве такого удостоверения могут служить документы, содержащие фотографию владельца и основные сведения о нем:
    • заграничный паспорт – примут у иностранных граждан или нерезидентов России;
    • свидетельство о рождении – если по каким-либо причинам трудоустраивается ребенок до 14 лет;
    • военный билет – для военных, начиная со звания прапорщика или мичмана;
    • удостоверение беженца – для людей, утративших документы в результате общественных катаклизмов, которые получили документ иммигранта путем ходатайства о признании беженцем;
    • справка об освобождении из мест заключения – если трудоустраивается работник, вышедший после тюремного срока;
    • свидетельство, что в России предъявителю предоставлено временное убежище;
    • водительские права – в некоторых случаях могут заменить паспорт.

ВАЖНО! Из всего перечня указанных в ст.65 ТК РФ документов только этот является безусловно необходимым при устройстве на работу. Его отсутствие – абсолютная причина для отказа в трудоустройстве. Все остальные документы могут потребоваться при определенных обстоятельствах, а иногда можно обойтись и без них.

  • Документ воинского учета понадобится, если соискатель является военнообязанным или подлежит призыву в ряды Вооруженных сил. Для тех, кто прошел военную службу и пребывает в запасе – это военный билет или удостоверение, выданное взамен него. Будущие призывники предъявляют удостоверение о том, что они полежат призыву на военную службу. Если такого документа соискатель предоставить не может, ему не должны отказать в трудоустройстве по этой причине. Кадровик имеет право сделать соответствующую отметку в личном деле и проинформировать военкомат о трудоустроенном потенциальном призывнике.
  • Документ, свидетельствующий о пройденном обучении (диплом, сертификат, свидетельство о повышении квалификации, могут попросить и лист-вкладыш с оценками). Нужен для того, чтобы подтвердить квалификацию и профессиональный уровень будущего работника, когда работа требует специальной подготовки.
  • К СВЕДЕНИЮ! Работодатель имеет право для подтверждения уровня, указанного в предоставленных документах, назначить сотруднику испытательный срок или дополнительную аттестацию и принимать решение о трудоустройстве, исходя из результатов.

  • Трудовая книжка. Нужна, если человек меняет работу. Трудовой книжки может не быть на руках, если:
    • это первое официальное трудоустройство гражданина;
    • человек устраивается на работу по совместительству;
    • трудовая книжка утеряна или повреждена.
  • Карточка СООПС – свидетельство, содержащее номер СНИЛС, если человек зарегистрирован в системе пенсионного страхования. В отдельных случаях предоставить ее не получится:
    • СНИЛС ранее не оформлялся (человек официально нигде не работал);
    • карточка утрачена;
    • со времени выпуска карточки изменились персональные данные (фамилия).
  • ВАЖНО! Законодательство РФ ЗАПРЕЩАЕТ требовать от устраивающегося на работу лица любые дополнительные документы.

    На работу впервые в жизни

    Если гражданин не был официально трудоустроен, то его первый работодатель вправе потребовать от него только удостоверение личности. Диплом и военный билет понадобятся только в тех случаях, когда работа требует специальной подготовки, а сам соискатель военнообязанный. Остальные документы будут оформлены для сотрудника работодателем после заключения трудового договора:

    • трудовая книжка – в течение 5 дней после трудоустройства;
    • СНИЛС – в течение нескольких недель, необходимых для выпуска карточки (до месяца).

    Дополнительные документы в связи со спецификой работы

    Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:

    • водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
    • медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
    • разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
    • свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
    • справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.

    Работодатель может попросить

    В списке необходимых документов не содержится прямых указаний на многие бумаги, которые часто приходится на практике предъявлять по просьбе работодателя. Безусловно, непредоставление этих документов не должно повлечь отказа в трудоустройстве, а если повлекло, его можно оспорить через суд. Но стоит подумать, начинать ли сотрудничество с судебных разбирательств. Тем более, что в большинстве случаев просьба работодателя о тех или иных документах необременительна для соискателя, а часто – в его собственных интересах. Что может быть в пакете документов для трудоустройства, кроме обязательных бумаг?

    1. Заявление о приеме. Оно будет написано сотрудником при оформлении по установленному в организации образцу. Иногда достаточно просто заполнить и подписать типовой бланк со стандартными реквизитами:
      • ФИО и должность работодателя;
      • ФИО будущего сотрудника и его адрес;
      • заглавие документа – заявление;
      • просьба принять на определенную должность в том или ином структурном подразделении в конкретной организации;
      • особенности трудоустройства – неполный рабочий день, работа на ставку или ее долю, по совместительству, на определенный срок и др.;
      • подпись и расшифровка ФИО;
      • дата написания.

    Заявление о приёме на работу будет подшито к личному делу сотрудника, которое оформят кадровики.

    Читайте так же:  Правила оформления акта приема-передачи дел, кадровых документов, трудовых книжек при увольнении кад

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Формулировка должности, указанная в заявлении (как и впоследствии в трудовом договоре, трудовой книжке и других документах) должна дословно совпадать с указанной в штатном расписании.

    Часто необоснованно требуют

    Законодательно запрещено при приеме на работу требовать документы, не предусмотренные нормативными актами РФ: Трудовым кодексом, федеральными законами, постановлениями Правительства и указами Президента. Естественно, что и отказывать кандидату на основании отсутствия таких документов неправомерно. Тем не менее, нередко работодатели настаивают на обязательном наличии и предоставлении при трудоустройстве:

    • ИНН – свидетельства регистрации гражданина как налогоплательщика;
    • постоянной регистрации (прописки) в том регионе, где расположена организация работодателя.

    Пытаться настаивать на своих правах и пытаться бороться с системой или же согласиться на требования работодателя, в каждом отдельном случае человек решает сам.

    Полный перечень необходимых документов при приеме на работу, которые нужно запросить

    Список документов, которые будущий сотрудник обязан предоставить для приема на работу, определен в статье 65 Трудового кодекса РФ.

    В данном случае обязательность означает правомерность отказа в оформлении при их отсутствии.

    Какие бумаги может запросить работодатель у работника при принятии того в штат организации?

    Все документы, которые могут потребоваться для оформления трудоустройства можно разделить на обязательные, которые должен предоставить каждый устраивающийся на работу человек, независимо от должности, типа компании, возраста и других отличительных признаков.

    Также существует дополнительный перечень бумаг, необходимых для оформления сотрудников на работу.

    Дополнительно могут потребоваться ряд бланков от иностранных граждан, несовершеннолетних лиц, работников некоторых должностей.

    Какие требуются — обязательный перечень по ТК РФ

    Список обязательных документов для оформления на работу в организацию, обязательно предоставляемых новым работником:

    Документы об образовании обязательны для профессий, которые требуют специальных знаний, таких как педагог, воспитатель, врач, бухгалтер, инженер и т.д.

    Дополнительный список для оформления

    Кроме того, законодатель рядом нормативных актов установил порядок приема на работу некоторых категорий граждан, когда обязательным становятся следующие документы:

    Отметим, что данный список документов предназначен для трудоустройства граждан Российской Федерации. Миграционное законодательство предусматривает расширенный перечень для иностранных граждан.

    Важно также знать, что все перечисленные документы предоставляются в виде оригинала. Предъявление их копий равнозначно их отсутствию и также дает работодателю право отказать в приеме на работу.

    Необходимая документация воинского учета

    Документы воинского учета обязаны предоставлять граждане при трудоустройстве только в том случае, если они военнобязаны или могут быть призваны на службу в армию.

    Подробнее о том, кто относится к таким лицам, можно прочитать в Положении Правительства России №719 от 27 ноября 2006 года.

    В данную категорию попадают мужчины в возрасте до 27 лет.

    Может ли работодатель отказать в принятии на работу, если военнообязанный или подлежащий призыву работник в возрасте до 27 лет не предоставит военный билет или приписное свидетельство?

    Документ воинского учета работник обязан предъявить в соответствии со ст.65 ТК РФ. Если при трудоустройстве человек его не показывает, то работодатель должен в течение двух недель сообщить в военкомат о том, что сотрудник не стоит на учете или не имеет военного билета.

    Это обязанность работодателя прописана в поправках закона № 53-ФЗ от 28.03.1998, которые вступили в силу с 17.02.2019 , за неисполнение которой может последовать штраф.

    При этом устраивающему на работу и несостоящему на воинском учете нужно выдать направление в военкомат для регистрации и предупредить об этом комиссариат. Все эти обязанности прописаны в новой редакции закона 53-ФЗ.

    Скачать образец направления в военкомат — word.

    Если новый сотрудник документ воинского учета не предъявляет, работодатель вправе ему отказать в устройстве на работу.

    Если же человек все-таки будет оформлен, то организация должна исполнить новые для нее обязанности по уведомлению военкомата, в противном случае это будет нарушение законодательства.

    Нужен ли диплом об образовании?

    Подтверждение образование нужно не всегда, это зависит от должности, на которую устраивается человек.

    Согласно ст.65 ТК РФ, предъявлять диплом, аттестат или иную бумагу об образовании нужно в том случае, если работа требует специальных знаний.

    Например, при приеме главного бухгалтера, с него нужно потребовать подтверждение наличия необходимых знаний по бухгалтерскому учету.

    Если профессия не требует специальных знаний, то можно принять человека без предъявления документа об образовании.

    Полезное видео

    Подробнее о списке документации для устройства на новое место работы можно посмотреть в данном видео, которое рекомендуется к обязательному просмотру:

    Для оформления в организации работодателю нужно получить ряд документов. Перечень может меняться в зависимости от статуса человека, профессии.

    Полный список прописан в Трудовом кодексе, при этом дополнительная документация может быть предусмотрена различными федеральными законами.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Отказать в трудоустройстве работодатель может, если не предъявлен необходимый пакет документации.

    Все о правилах приема на работу

    1. Что такое трудовой договор?

    Трудовой договор — это соглашение между работодателем и вами, на основании которого между вами возникают трудовые отношения . Составляется трудовой договор в двух экземплярах. Каждый из них подписывается обеими сторонами. Один экземпляр трудового договора должен храниться у вас, другой — у работодателя. При получении своего экземпляра договора вы должны расписаться на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Подписывая договор, работодатель обязуется предоставить вам работу, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать зарплату, а вы обязуетесь выполнять определенную договором работу и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.

    Требовать от вас выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, работодатель не может. В то же время вы имеете право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное время другой работы у того же и (или) другого работодателя (внутреннее или внешнее совместительство). Заключаются трудовые договоры либо на неопределенный срок, либо на срок не более пяти лет ( срочный трудовой договор ).

    Заключать трудовые договоры можно:

    • с лицами, достигшими возраста 16 лет;
    • с лицами, достигшими 15 лет и получившими общее образование или получающими общее образование (вечерняя или заочная форма обучения);
    • с лицами, достигшими 14 лет и получающими или уже получившими общее образование, с письменного согласия одного из родителей (попечителя) и органа опеки и попечительства.
    Читайте так же:  Правильное оформление заявления на вычет по ндфл на ребенка инвалида + образцы для скачивания

    В двух последних случаях заключать договор можно только для выполнения легкого труда, не причиняющего вреда здоровью. Если ребенок еще получает образование, работать он может только в свободное от учебы время без ущерба для нее.

    2. Какие документы нужны при устройстве на работу?

    При заключении трудового договора нужно предъявить работодателю:

    • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
    • трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
    • документ, подтверждающий присвоение страхового номера индивидуального лицевого счета (СНИЛС), в том числе в форме электронного документа;
    • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
    • документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
    • медицинскую книжку — для работников торговли, образования, медицины, общественного питания. Оформляется этот документ центрами государственного санитарно-эпидемиологического надзора;
    • справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям — для некоторых специальностей;
    • справку о том, подвергались ли вы административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, — для некоторых специальностей.

    При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. Если вам не был присвоен страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС), работодатель сам направит в Пенсионный фонд сведения, необходимые для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Если вы потеряли трудовую книжку, работодатель обязан на основании вашего письменного заявления (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую.

    3. Что такое испытательный срок?

    При заключении трудового договора в нем по соглашению сторон может быть предусмотрено условие об испытании работника для проверки его соответствия поручаемой работе. При этом в ряде случаев испытательный срок при приеме на работу назначен быть не может.

    [2]

    Если вас фактически допустили к работе без оформления трудового договора, условие об испытании может быть включено в договор, только если вы оформили его в виде отдельного соглашения до начала работы.

    Испытательный срок не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей — шести месяцев.

    Если вы не справитесь с испытанием, работодатель имеет право до истечения испытательного срока расторгнуть трудовой договор, предупредив вас об этом в письменной форме не позднее чем за три дня (с указанием причин). Если срок испытания истек, а вы продолжаете работу, то вы считаетесь выдержавшим испытание, и расторгнуть трудовой договор впоследствии можно только на общих основаниях.

    4. Что такое работа по совместительству?

    Совместительство — выполнение другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. Вы можете выполнять работу по совместительству как по месту основной работы, так и у других работодателей.

    Заключать трудовые договоры о работе по совместительству можно с неограниченным числом работодателей. При этом в трудовом договоре обязательно нужно указывать, что работа является совместительством.

    При работе по совместительству существует ряд ограничений:

    • не могут работать по совместительству лица в возрасте до 18 лет на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если основная работа связана с такими же условиями;
    • продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать четырех часов в день (в дни, когда по основному месту работы вы свободны, вы можете работать по совместительству полный рабочий день);
    • в течение одного месяца продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени.

    Оплачивается работа по совместительству пропорционально отработанному времени, в зависимости от выработки, или на других условиях, определенных трудовым договором.

    5. Каковы обязанности работодателя?

    При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить вас под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью.

    Он также обязан подготовить и заключить с вами трудовой договор. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании этого договора. Вас должны ознакомить с приказом о приеме на работу под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По вашему требованию работодатель обязан выдать вам заверенную копию приказа.

    Если работодатель нарушит трудовое законодательство, ему может грозить административный штраф. В случае уклонения от оформления или ненадлежащего оформления трудового договора сумма штрафа может достигать 100 тысяч рублей (для юридических лиц). Если работодатель выплачивает «серую» и «черную» зарплату, наказание может еще более серьезным — вплоть до лишения свободы за уклонение от уплаты налогов.

    6. Куда жаловаться, если работодатель нарушает мои права?

    Вопросы о нарушении трудового законодательства рассматривает Государственная инспекция труда по городу Москве. Она же проводит разъяснительную работу о трудовых правах граждан.

    Обратиться в Гострудинспекцию можно по телефону горячей линии: +7 (495) 343-95-98, а также онлайн, через электронную общественную приемную на официальном сайте инспекции.

    Вы также можете обратиться в Роструд через электронный сервис Онлайнинспекция.рф, если считаете, что ваши права нарушены, или если хотите получить информацию о способах выхода из проблемных ситуаций в сфере трудовых отношений.

    Прием на работу: порядок оформления документов

    Казалось бы, прием на работу очередного сотрудника не составляет для кадровика особого труда — оформление договора, приказа, личной карточки и т.д. Однако зачастую это делается бессистемно, в результате возникают ошибки, недочеты. В представленной статье структурируем процесс оформления документов при приеме сотрудников на работу, укажем сроки, которые необходимо при этом соблюдать, приведем образцы документов, ответим на часто возникающие вопросы.

    Нормативно-правовая база

    Главами 10 и 11 ТК РФ регламентировано заключение трудового договора — указаны порядок, форма, содержание, детализированы отдельные вопросы. Статья 66 ТК РФ содержит общие положения о трудовой книжке. Подробно порядок ее заполнения установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей) в ред. от 19.05.2008 (далее — Постановление N 225) и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69). Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (в том числе приказ о приеме на работу, личная карточка работника и иные документы) утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление Госкомстата N 1). Анализируя содержание данных документов, можно вывести следующий порядок оформления приема на работу.

    Читайте так же:  Какие документы нужны для дарения квартиры

    1. Получение необходимых для приема на работу документов.

    2. Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации.

    3. Заключение трудового договора.

    4. Издание приказа о приеме на работу.

    5. Заполнение личной карточки формы N Т-2.

    6. Оформление личного дела работника.

    7. Внесение записи в трудовую книжку.

    Рассмотрим подробнее каждый из этапов.

    Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

    Перечень документов, которые работник кадровой службы вправе потребовать от претендента на вакантную должность, закреплен в ст. 65 ТК РФ. К ним относятся:

    — паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

    — трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на условиях совместительства;

    — страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

    — документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

    — документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

    Частью 2 ст. 65 ТК РФ предусмотрено, что федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. В отношении отдельных категорий государственных служащих приняты ведомственные правовые акты, устанавливающие перечень документов, необходимых для представления при поступлении на службу. Например, п. 14 Положения о правоохранительной службе в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, утвержденного Указом Президента РФ от 05.06.2003 N 613 (ред. от 26.04.2009), установлен следующий перечень:

    — документ, удостоверяющий личность;

    — документы, подтверждающие профессиональное образование;

    — справка из налогового органа о представлении сведений об имущественном положении;

    — медицинское заключение военно-врачебной комиссии о состоянии здоровья;

    — документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

    — другие документы, предусмотренные федеральным законом.

    Вместе с тем имеющаяся судебная практика показывает, что непредставление одного из перечисленных документов не всегда будет достаточным основанием для отказа в приеме на работу.

    При поступлении на государственную гражданскую или муниципальную службу дополнительным документом является анкета, которая должна заполняться лично поступающим на службу. Такие требования установлены ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее — Закон N 79-ФЗ) и ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее — Закон N 25-ФЗ). Форма анкеты утверждена Распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 N 667-р . Кроме того, заполнение анкеты предусмотрено Постановлением Правительства РФ от 28.10.1995 N 1050 «Об утверждении Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне» (ред. от 18.05.2009), в частности, утверждена и форма анкеты. Считаем верным, что лица, не относящиеся к указанным выше категориям, а также иным категориям, в отношении которых приняты отдельные правовые акты, устанавливающие аналогичные требования, вправе не заполнять анкеты, предлагаемые работодателем, поскольку ТК РФ не называет ее в качестве документа, обязательного для заполнения при поступлении на работу, и отказ в предоставлении работы по причине незаполнения анкеты в данном случае будет незаконным.

    Распоряжение Правительства РФ от 26.05.2005 N 667-р «Об утверждении формы анкеты, представляемой гражданином Российской Федерации, поступающим на государственную гражданскую службу Российской Федерации или на муниципальную службу в Российской Федерации» (ред. от 16.10.2007).

    Практически всегда перед заключением трудового договора работника просят написать заявление о приеме на работу. Однако такое требование содержится лишь в Законах N 79-ФЗ, N 25-ФЗ и иных правовых актах, регламентирующих порядок поступления на государственную службу. ТК РФ не содержит определения такого понятия, как заявление о приеме на работу, поэтому данный документ не является обязательным при оформлении трудовых отношений с лицами, не поступающими на государственную, государственную гражданскую или муниципальную службу.

    Локальные нормативные акты организации

    Статьей 68 ТК РФ установлено, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Возможны несколько вариантов подтверждения ознакомления работника с такими документами:

    — роспись в журнале (работник должен расписаться за ознакомление с каждым локальным нормативным актом);

    — роспись на листе ознакомления (он прошивается и скрепляется печатью вместе с соответствующим локальным нормативным актом);

    — роспись в трудовом договоре (в этом случае локальный нормативный акт должен являться приложением к трудовому договору и копия данного документа выдается работнику).

    О локальных нормативных актах упоминается в ст. 8 ТК РФ. Напомним, что нормы таких документов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством.

    [1]

    Заключение трудового договора

    При заключении трудового договора необходимо руководствоваться гл. 10 — 11 ТК РФ. Подробно его содержание в данной статье рассматривать не будем. Отметим лишь, что согласно ст. 61 ТК РФ работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не указан день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий день после вступления договора в силу. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

    Читайте так же:  Высшие учебные заведения (вузы)

    Если трудовой договор не был заключен, а работник фактически был допущен к работе, не позднее трех дней с даты допущения его к работе необходимо оформить трудовой договор в письменной форме (ст. 67 ТК РФ).

    Особо отметим, что трудовой договор должен составляться в двух (или более — если это предусмотрено нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права) экземплярах: один выдается работнику, второй хранится в отделе кадров. На последнем работник должен своей подписью подтвердить получение им экземпляра трудового договора. Рекомендуем оформлять это записью в конце трудового договора: «Экземпляр трудового договора получил» /подпись, расшифровка/.

    Приказ о приеме на работу

    Согласно ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Такой порядок необходим в целях защиты прав работника, поскольку трудовым договором определяются права и обязанности сторон и, если стороны пришли к согласию, издается приказ. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

    Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись не позднее трех дней со дня фактического начала работы. Кроме того, по требованию работника работодатель обязан выдать надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Такое требование может быть выражено и в устной, и в письменной форме.

    Если на работу принимаются одновременно несколько сотрудников, можно использовать форму N Т-1а (образец заполнения см. ниже). В этом случае в личные дела сотрудников подшиваются заверенные в установленном порядке копии такого приказа.

    Даты составления приказа о приеме на работу, заключения трудового договора, а также начала работы не обязательно совпадают. Так, дата начала работы может быть более поздней по сравнению с той, когда заключен трудовой договор и оформлен приказ. Однако, если приказ издан более поздним числом, нежели заключен трудовой договор, это является нарушением трудового законодательства.

    Личная карточка формы Т-2

    Подробно порядок заполнения данного документа был рассмотрен в N 1, 2009, журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения». Напомним основные моменты: форма личной карточки утверждена Постановлением Госкомстата N 1. Личная карточка заполняется сотрудником кадровой службы на основании представленных работником документов и заверяется подписями самого работника и сотрудника отдела кадров. Точный срок заполнения карточки в законе не установлен, однако наличие графы, в которой фиксируется дата приказа о приеме на работу, заверяемая подписью работника, позволяет говорить о том, что первичное заполнение личной карточки должно производиться не позднее чем через три дня с даты фактического начала работы.

    Напомним, для учета личных данных государственных и муниципальных служащих предусмотрена форма личной карточки N Т-2ГС (МС), утвержденная также Постановлением Госкомстата N 1.

    Оформление личного дела работника

    Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (далее — Положение). Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, указан в п. п. 16, 17 Положения. Законодательством не установлен срок заведения личного дела. Однако, учитывая, что личное дело ведется с целью систематизации имеющихся документов по личному составу сотрудников, содержит персональные данные о последних, подлежащие защите от неправомерного использования и утраты, желательно оформлять его непосредственно после приема лица на работу.

    Ведомственными правовыми актами могут быть установлены особенности ведения личных дел сотрудников, обязательные для исполнения. В качестве примера приведем:

    — Приказ Минтранса России от 17.02.2009 N 27 «Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Министерства транспорта Российской Федерации и ведении его личного дела»;

    — Приказ ФСТ России от 07.11.2008 N 441-к «Об утверждении Положения о работе с персональными данными государственного гражданского служащего ФСТ России и ведении его личного дела»;

    — Приказ Минэнерго России от 11.11.2008 N 166 «Об утверждении Положения о работе по обработке персональных данных в Министерстве энергетики Российской Федерации».

    Личные дела муниципальных служащих ведутся в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего (ч. 4 ст. 30 Закона N 25-ФЗ).

    Поскольку иных правовых актов, регламентирующих данный вопрос, не принято, рекомендуем при ведении личных дел работников иных бюджетных организаций опираться на порядок, установленный Положением. Желательно действующий в организации порядок ведения личного дела закрепить в локальном нормативном акте.

    Внесение записи в трудовую книжку

    В начале статьи было указано, что порядок внесения записей в трудовые книжки регламентируется Постановлениями N 225 и N 69. Обратим внимание на сроки внесения записей. Статьей 66 ТК РФ установлено, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Это означает, что, если работник проработал у работодателя менее пяти дней, запись в трудовую книжку можно не вносить.

    Если работник принят на работу впервые, трудовую книжку необходимо оформить в его присутствии не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Постановления N 225).

    Необходимо помнить, что при приеме трудовой книжки от работника и при оформлении новой трудовой книжки об этом делается отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой установлена Приложением 3 к Постановлению N 69.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    И.А.Маркелова, Эксперт журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения»

    Источники


    1. Профессиональная этика и служебный этикет. Учебник; Юнити-Дана, Закон и право — М., 2014. — 560 c.

    2. Аношко, В. С. История и методология почвоведения / В.С. Аношко. — М.: Вышэйшая школа, 2013. — 340 c.

    3. Корпоративное право. Актуальные проблемы. — М.: Инфотропик Медиа, 2015. — 242 c.
    4. Мишин А. А. Конституционное (государственное) право зарубежных стран; Юстицинформ — Москва, 2010. — 560 c.
    Обязательные документы при приеме на работу
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here