Нужно ли заполнять журнал регистрации приказов на отпуск — скачать удобный образец в excel

Самое полезное в статье: "Нужно ли заполнять журнал регистрации приказов на отпуск — скачать удобный образец в excel" с полноценной оценкой информации и выводами. На все вопросы может ответить дежурный юрист.

Инструкция: оформляем журнал регистрации приказов по личному составу

Что такое приказ по личному составу

Этот термин в ТК РФ отсутствует. Такими распоряжениями принято считать все официальные бумаги, которые относятся к кадровому документообороту, например:

  • о приеме на работу;
  • переводе на другую должность;
  • увольнении;
  • изменении персональных данных;
  • изменении заработной платы или премировании;
  • об отпуске;
  • о командировке.

Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет. Поэтому так важно вести правильный учет.

Как регистрировать приказы

Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты.

Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы. Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают.

Регистрация помогает решить 3 задачи:

  • учет;
  • контроль исполнения;
  • возможность оперативно получить доступ к приказу по личному составу.

Регистрировать нужно один раз — при издании.

Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.

Формой для регистрации может быть:

Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ. Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО.

Требование к оформлению журнала

Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены. Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа. Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями.

Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:

  • регистрация изданных компанией кадровых документов;
  • быстрый поиск точной информации и документов о работниках;
  • хранение и архивирование бумаг компании.

По п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 № 558), ведение работодателем журнала регистрации необходимо. Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.

Электронный учет кадровых документов

Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации. Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать. В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени. В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами. Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:

  1. Дата издания.
  2. Уникальный номер регистрации в программе.
  3. Краткое описание.
  4. Исполнитель.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу в электронной форме

Бумажный учет кадровых документов

Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ регистрации и виды журналов. Не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, и ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным.

Образец журнала учета приказов по личному составу на бумажном носителе

Образец книги регистрации приказов по личному составу о приеме на работу

Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно — о приеме на работу, отдельно — о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.

Сроки хранения журналов и приказов по личному составу

Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения — не менее 75 лет со дня создания. Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • об учебных отпусках;
  • о дежурствах;
  • о краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Журналы хранятся столько же, сколько и документы по личному составу, в них перечисленные, — 75 лет. Либо 5 лет, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет.

Приказ на отпуск. Бланк и образец заполнения по форме Т-6

Отпуск работника необходимо оформлять в полном соответствии с принятыми стандартами, нормами. Важно заполнить соответствующую форму для официального предоставления отпуска. Ключевая официальная бумага, фиксирующая предоставление отпуска – специальная утверждённая и унифицированная форма Т-6. Данный приказ издаётся руководителем.
На местах распоряжениями занимаются уполномоченные должностные лица, например, начальник кадровой службы.

Отличительные черты документа

Обратим внимание на стандарты, в соответствии с которыми оформляются приказы на отпуск сотрудников. По имеющемуся образцу следует оформлять все соответствующие документы. Сотрудник кадрового отдела, любое другое уполномоченное лицо заполняет форму приказа. Затем бланк обязательно передают на утверждение. Чтобы документ был действительным, его заверяют подписью руководителя организации, подразделения.

Важно! Когда приказ уже утверждён, сотрудник тоже ставит свою подпись. Следует также внести информацию об отпуске в личную карточку сотрудника. Данные вписывают на основе приказа. Также в срок не позже трёх дней до первого дня отпуска нужно сделать выплаты, если они предусматриваются.

Есть и перечень бумаг, прилагаемых к приказу. Оформляются следующие официальные бумаги:

Читайте так же:  Оплата труда. заработная плата

Запомните! Работник обязан оповестить о необходимости отпуска заблаговременно. Определён и конкретный срок: информация предоставляется сотрудником минимум за 15 дней до первого дня предполагаемого отпуска. Учитываются календарные дни.

Существуют ещё ряд документов, которые могут прилагаться к приказу по форме Т-6.

  • Свидетельство о рождении ребёнка.
  • Справка-вызов из учебного учреждения.
  • Справка о стаже работы.
  • Листок нетрудоспособности.
  • Справка о смерти близкого родственника. Она нужна, если отдых предоставляется для организации похорон.

Как правильно составить приказ

Сейчас мы подробно рассмотрим, как грамотно составить приказ. В первую очередь указывается дата составления, нужно записать номер данного официального документа, внести наименование организации, подразделения.

Начинают приказы с формулировки «предоставить отпуск». Обозначается, кто именно отправляется отдыхать. В дательном падеже пишут фамилию, имя, отчество работника. Например: Вахрушевой Марии Николаевне. Затем в соответствующих полях записывают название подразделения, должность, которую занимает сотрудник. Указывают его специальность, профессию. Если использовать в качестве образца личную карточку работающего гражданина, все сведения будут максимально точными.

Потом нужно уделить внимание строчке, где обозначается конкретный рабочий период. Заполнять строки А, Б, В следует в соответствии с тем, какого именно типа планируется отпуск. У нас действует ТК РФ. По нему любой работник имеет возможность каждый год отдыхать, получая при этом денежную компенсацию, 28 календарных дней. Вопрос решается руководителем индивидуально, если сотрудник не успел отработать 12 месяцев. Например, зачастую начальники готовы дать своим подчинённым оплачиваемый отдых, если они работали хотя бы 6 месяцев. Тогда это необходимо указать под литерой Б. У нас в примере — самый распространённый вариант — ежегодный основной оплачиваемый отпуск (литера А).

Потом остаётся подписать документ. Заверяют подписями приказ не только руководитель, но и сам сотрудник. Документ отправляется в бухгалтерию, отдел кадров, поэтому его надо оформить в двух экземплярах.

Оформление отпуска, когда заработная плата не сохраняется

Очень важно оформить такой приказ грамотно, поскольку это играет большую роль не только для отчётности, но и для бухгалтерии. Необходимо подтвердить, что сотрудник по собственной инициативе уходит на отдых, согласен на отпуск за свой счёт. В таком случае средний заработок не выплачивается, то есть организации не нужно компенсировать простой.

Стоит отметить, что организации желательно заранее обезопасить себя от вероятных притязаний работников. Важно иметь достойное подтверждение того, что сотрудник по своей воле попросил именно неоплачиваемый отдых. Специалисты советуют подумать о форме заявления работника. В некоторых компаниях практикуется заполнение заявлений на неоплачиваемый отпуск на бланках, уже разработанных, распечатанных. А сотруднику остаётся только подписать готовый документ. Это не очень хорошее решение. Иногда в дальнейшем с такими заявлениями возникают проблемы, а сотрудники подают иски на компенсацию простоя и морального вреда, ссылаясь на недействительность заявления. Подпись легко подделать, а проверить и подтвердить её подлинность сложнее.

Что же делать руководству? Оптимальный вариант – просить сотрудников писать заявление на неоплачиваемый отпуск собственноручно. Такой документ уже является более надёжным подтверждением, поскольку экспертиза точно определит по довольно большому рукописному тексту его автора.

Обратите внимание, что отпуск за свой счёт может предоставляться просто по желанию, а также по каким-либо уважительным причинам. Когда оформляется приказ, в нём обязательно записывается в графе Б: отдых предоставлен, но выплаты, сохранение зарплаты при этом не предусматриваются.

Приказ на отпуск по беременности, родам

Запомните, что здесь тоже крайне важно грамотно оформить приказ. Беременная работница не только получает возможность отдохнуть в соответствии с ним, но и имеет право на денежную компенсацию. Такое право регулируется трудовым кодексом РФ.

Сам факт беременности, предстоящего рождения ребёнка ещё не является основанием для отдыха, ведь всё необходимо подтвердить официально, зарегистрировать соответствующее заявление, выпустить приказ.

Составляют приказ на отпуск беременной женщины по форме Т-6 на основании набора бумаг. Будущая мама должна предъявить в первую очередь заявление, в котором просит дать ей декретный отпуск, начислить денежные выплаты. Также необходим официальный документ, где указывается планируемая дата появления ребёнка.

Женщина получает возможность отправиться отдыхать за 70 календарных дней до предполагаемой даты рождения ребёнка.

Нужна соответствующая справка из лечебного учреждения – женской консультации, а также листок нетрудоспособности. Такие документы любая будущая мама получит без проблем в том учреждении, где ведут её беременность.

Рассмотрим несколько важных моментов. Уделите внимание названию отпуска. Принято называть его декретным, но нужно использовать официальное наименование, которое даётся в ТК: отпуск по беременности и родам.
Такая формулировка вписывается в строку Б.

Затем нужно указать длительность отпуска. Когда женщина беременна двумя и более детьми, возникают осложнения, он составляет 192 дня. При этом чаще всего используется стандартный период декретного отпуска – 140 дней. Обязательно указывают начальную, конечную дату отпуска.

Зачастую женщины решают использовать и тот период ежегодного отпуска, который у них остался. Можно оба отпуска оформить в одном документе Т-6. В графе А пишут про основной отпуск, а затем уже вносят в строку Б данные про декретный, после чего в строчке В суммируют сведения о двух периодах отдыха.

Отпуск по уходу за ребёнком в форме Т-6

Молодая мама имеет возможность отдохнуть от работы, чтобы ухаживать за ребёнком. Отпуск будет оплачиваться, пока малышу не исполнится полтора года. До трёх лет остается право воспользоваться отпуском за свой счёт. Оплате не подлежат полтора года.

Заполняется пункт Б. Отражается последний, первый день отдыха, общий период указывается в календарных днях.

Важно проследить, чтобы были предоставлены подтверждающие бумаги.

Обязательно подаётся свидетельство о рождении ребёнка. Нужен документ с места, где трудится супруг, что он не получил соответствующий отпуск по уходу за ребёнком.

Когда оба родителя не отдыхают, отпуск может оформить бабушка или дедушка. В таком случае обязательно предоставляются документы от обоих родителей с их мест работы, чтобы зафиксировать, что они не использовали свои возможности отдыхать и ухаживать за ребёнком.

Также сотрудники оформляют отпуска с последующим увольнением по собственному желанию. Работодатель вправе выдать денежную компенсацию отпуска, но сам отпуск не оформлять.

Журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска работникам организации

Тип документа: Журнал

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Читайте так же:  Эскроу счета — что это

Размер файла документа: 1,5 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

регистрации приказов о предоставлении отпуска

  • Журнал: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Журнал» по всему сайту
  • «Журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска работникам организации».doc
  • Скачано документов

Занесено в базу

Внесены исправления в

  • Договоры
  • Все документы

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков

Журнал выпущен в удобном формате (А4, книжный). Обложка плотная долговечная (плотный глянцевый картон 300 г + ПВХ), бумага белая качественная 80 г. Часть граф таблицы журнала располагается на левой стороне разворота, часть — на правой. Разлиновка четкая. При этом строки совпадают. Более 1000 строк для записей. Ширина граф удобная.

Унифицированной формы журнала регистрации приказов о предоставлении отпусков нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф может отличаться. Мы предлагаем журнал с традиционными для кадровой практики графами.

Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков пронумеровывается самостоятельно. Кроме того, журнал прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации (или иным полномочным лицом), если это установлено у работодателя на локальном уровне (например, инструкцией по кадровому делопроизводству). В таком случае на последней странице журнала регистрации приказов о предоставлении отпусков об этом можно сделать соответствующие записи.

Титульная страница журнала регистрации приказов о предоставлении отпусков выглядит следующим образом:

[2]

2 и 3 страницы журнала (разворот):

Работники, ответственные за ведение журнала

Далее следует форма самого журнала регистрации приказов о предоставлении отпусков.

На левой стороне разворота журнала:

На правой стороне разворота журнала:

На задней внутренней обложке журнала есть памятка по его заполнению и образец заполнения.

Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков

Стоимость «Журнала регистрации приказов о предоставлении отпусков»

Цена розничная 200 руб.

Дополнительно сообщаем, что почта берет себе 6% от суммы наложенного платежа (при получении посылки), это правила почты и в наших ценах и документах это не отражается. При оплате по безналичному расчету (по выставленному счету) этой комиссии нет и Вам достаточно будет только забрать свою бандероль на почте.

Кол-во книг Стоимость доставки
1-2 книги 135 руб.
3-5 книг 250 руб.
6-7 книг 315 руб.
8-9 книг 380 руб.
10 — 15 книг 450 руб.
более 15 книг и журналов учета необходимо узнавать по тел. 8(8442)98-98-99 или по эл.почте [email protected]

Отзыв о книгах и журналах учета

Получила журналы. Красота. Странички пронумерованы, на последней странице предусмотрена запись о количестве пронумерованных и прошитых листах , ставь только подпись и печать. Журналы (книги) в обложечке прозрачной, так что странички не загнутся и обложка не испачкается. Строки достаточно широкие, поэтому даже у тех, у кого крупный почерк проблем не будет. Кстати, качество бумаги очень хорошее, я довольна очень-очень.

Вы знаете, бывает такое: видишь какую-то вещь и не можешь оторвать взгляда. Вот так и произошло со мной, когда увидел журналы, выпускаемые редакцией «Пакет кадровика». Видно, что люди старались для людей. Делали, как для самих себя. Сначала про внешний вид: обложка журнала — это вам не просто картонный белый лист, где написан вид журнала. Обложка — это маленькая иллюстрация, которая уже одним видом поднимает тебе настроение, так как цвет обложки настраивает на позитив. Название журнала написано жирным шрифтом, так что даже если у вас «хороший» минус по зрению, не переживайте — все прочтете. Далее, так сказать, внутреннее содержание, внутренний мир журнала. Бумага отменного качества, линии четкие, левая сторона книги совпадает с правой (иногда бывает что строки с разных сторон съезжают). В некоторых журналах есть странички для ответственных за ведение журнала. Также в конце есть образец, как заполнить данный журнал (так что не ошибемся). И еще важный момент: все журналы в прозрачных обложках, что делает их еще более привлекательными на столе кадровика, где они занимают достойное место. Спасибо всем, кто трудился для нас. Слава редакции «Пакета Кадровика»!

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

Расшифровка понятия «личный состав»

Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.

Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о

  • трудоустройстве,
  • сокращении,
  • отпуске,
  • материальном поощрении,
  • дисциплинарном взыскании,
  • дежурствах,
  • переводе на другую должность и т.д.

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

Зачем нужен журнал

Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.

Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

Читайте так же:  Как получить статус приемной семьи порядок оформления, документы

При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.

Что необходимо фиксировать в документе

Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.

Ответственный за ведение

Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е. того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия.

В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

Основные правила составления

Видео (кликните для воспроизведения).

Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

  • наименование предприятия;
  • дата открытия журнала, дата его окончания;
  • должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
  • срок хранения документа.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать:

  • порядковый номер приказа, дату его выпуска;
  • номер документа, его вид, содержание;
  • ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
  • основание для выпуска распоряжения.

При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.

На что обратить внимание при оформлении

Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям. Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме. При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно. Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия.

ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо.

Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.

Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц. В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица.

Как и сколько времени хранить журнал

Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.

Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается уничтожить.

Нужен ли журнал регистрации приказов на отпуск

Журнал регистрации приказов на отпуск

фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.

приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п.

Правила ведения журнала регистрации отпусков + пример журнала

Главное, чтобы в обязанностях данного сотрудника была указана необходимость учета утверждаемых кадровых приказов о предоставлении отпусков и фиксации сведений о них в специальном журнале учета.Согласно законодательству, организация вправе использовать для учета рекомендуемую типовую форму регистрационных книг и журналов или разработанную самостоятельно. В отношении журнала для регистрации приказов об отпусках типовая форма не утверждена, поэтому состав данного документа остается на усмотрении организации. Читайте также статью: → «».Форма журнала произвольная, может включать те графы, которые нужны конкретному работодателю для полного отражения необходимых сведений о предоставляемых отпусках сотрудникам.

(пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книгКак правило, любой журнал или книга учета представляется в форме таблицы, в которую по порядку заносятся данные о создаваемых документах.

Журнал регистрации приказов на отпуск

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к.

фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован.

[3]

«д» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, для Журналов регистрации отпусков установлен срок хранения 3 года.

Срок хранения журнала исчисляется с даты регистрации последнего приказа.

Нужен ли журнал для регистрации приказов

Внимание Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна».

После этого вносится новая запись.

Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Инфо Регистрационные журналы — такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования . Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без особого разрешения главы компании.

  1. Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы. Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя.

Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон.

Голосование:

В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом. Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции.

Читайте так же:  Как составить завещание правильно, чтобы его не оспорили

Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»

). Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:

Заолнение журала регистрации приказов на отпуск образец

осмотра по вине сотрудника;

период отпуска за свой счет, без сохранения зарплаты, который не превышал 14 дней в год.

Приказ о предоставлении отпуска работнику В итоге, на стаж работы дающего право на оплачиваемый ежегодный отпуск не включается:

  1. Уход за ребенком;
  2. Отсутствие без уважительной причины, в том числе отстранение от обязанностей согласно статье 76 ТК РФ.

В стаж работы, льготным категориям – задействованным на вредных или опасных участках, включается только фактическое время, отработанное на вредном участке.

Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу При ведении журнала регистрации не желательно сразу проставлять дату окончания отпуска, т.к. работника могут вызвать на работу или он может выйти на больничный. Хотя некоторые специалисты все же вносят эту информацию, а затем вносят правки или замечания.

Как оформить ежегодный отпуск

Нужно ли заполнять журнал регистрации приказов на отпуск — скачать удобный образец в excel

Распоряжения различаются по сроку их хранения в зависимости от типа предоставляемого отпуска и его длительности. Они подлежат регистрации в разных кадровых книгах и хранятся по отдельности. Журнал регистрации отпусков содержит информацию о приказах со сроком хранения меньше 5 лет.

К такой категории относятся распоряжения на ежегодный оплачиваемый отпуск, , и .

Полный список распорядительных бланков содержится в . Когда срок хранения документа о предоставлении отдыха равен 75 годам, то регистрация осуществляется отдельно. Оформляется журнал, к примеру, по личному составу и записываются виды приказов:

  1. ;
  2. и 3 лет и досрочный выход из них.

Приказы о предоставлении отпусков заполняются по унифицированным формам Т-6 или Т-6а (для группы сотрудников). При проверке контролирующими органами журнал о регистрации приказов не включается в перечень ревизионных документов.

Нужен ли журнал регистрации приказов по личному составу

Система стандартов безопасности труда.

Инфо Например, если приказ касается движения кадров (прием на работу, увольнение, сокращение, перевод на другую должность), то к индексу добавляется буква «к» (кадровый) или «лс» (личный состав), Если приказ связан с отпусками, то добавляется отметка «о», с командировками — «км», с поощрениями -«п», взысканиями «в» и т.д. Вносим название документа в графу 2.

Проставляем дату в графу 3. Дата издания документа считается число, когда он был подписан генеральным директором фирмы.

Указываем вид документа. Эти данные вносят в графу 4.

Важно Вид приказа определяется тем вопросом, по которому он был издан (прием на работу, увольнение, отпуск, перевод на другую должность и т.д.) Заносим данные на сотрудника, которого данный приказ касается.

Эти данные занимаются графы с 5 по 8.

Является ли журнал регистрации приказов по личному составу обязательным?

Следовательно, по нашему мнению, на основании вышеизложенного, можно сделать вывод, что данный журнал следует прошивать.

Подробнее о мы писали здесь. Подробности в материалах Системы Кадры: 1. В целом все журналы регистрации направлены на то, чтобы вести учет и структурировать какие-либо:

  1. документы (трудовые договоры, личные дела и т. п.).
  2. события (проверки на предприятии государственными ведомствами);
  3. факты (ознакомление сотрудников с локальными актами, выдача справок);

Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск нужной информации или сделать выборку для какого-либо анализа.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Регистрационный журнал — это документ, который обобщает информацию о каких-либо документах, однородных по своему содержанию. Организация для учета входящих, исходящих и внутренних документов используется различные журналы. Некоторые из них являются обязательными к ведению, для некоторых разработаны даже типовые формы.

Например, трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета трудовых книжек, образец которой можно скачать здесь.

Платежные ведомости регистрируется в журнале форма Т-53а.

Может быть предусмотрен отдельный журнал для исходящих документов и отдельный — для входящих. Также, как правило, заводится отдельный журнал для распорядительных документов организации — приказов, распоряжений. Если кадровый состав организации широкий, то приказы по личному составу могут регистрироваться в отдельном журнале. Образец такого регистрационного журнала предлагаем скачать по ссылке внизу статьи.

Для приказов по основной деятельности можно использовать журнал, приведенный для скачивания здесь.

Как правильно оформить?

Прежде всего, следует отметить, что приказы по личному составу — это документы распорядительного характера, касающиеся сотрудников организации — приказы о приеме на работу, увольнении, о предоставлении отпуска, о переводах, дисциплинарных взысканиях, поощрениях и т.д.

Каждый утверждаемый приказ должен быть зарегистрирован в данной журнале. В момент внесения регистрационной записи в журнал приказ получает индивидуальный номер, который прописывается на самом приказе. Нумерация у каждой организации может быть своя, для упрощения могут быть использованы, помимо цифр, также и буквенные обозначения.

[1]

Лицо, ответственное за ведение журнала регистрации приказов по личному составу, вносит данные о приказе и его содержании в журнал. При этом в должностной инструкции этого лица должна быть зафиксирована обязанность ведения регистрационного журнала.

Типовой формы журнала, единой для всех организаций, не существует, поэтому каждое предприятие разрабатывает свой удобный бланк.

Как правило, в журнал включают следующие графы:

  • номер по порядку;
  • регистрационный номер приказа по личному составу;
  • дата формирования документа;
  • содержание документа — о чем приказ;
  • лицо, которое подписало приказ;
  • сведения об исполнителе;
  • сведения о сотрудниках, которые должны быть под роспись ознакомлены с приказом;
  • отметка о направлении в дело.

Журнал может иметь и другие графы, его примерный образец можно скачать ниже в формате excel бесплатно. Журнал регистрации можно вести как в электронном, так и в рукописном виде. Он не является обязательным к заполнению, скорее является удобным инструментов для организации документооборота компании.

Скачать образец журнала

Журнал регистрации приказов по личному составу образец — скачать.

Журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска образец скачать

Правила ведения журнала регистрации отпусков + пример журнала

Основанием для создания приказа служит график отпусков, а также личное заявление будущего отпускника. Читайте также статью: → “».Если отпуск предоставляется в период, отличный от закрепленного в графике, то достаточно только заявления работника.(пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книгОформлением приказов о предоставлении отпускных периодов занимается сотрудник, у которого в обязанностях прописана данная функция.

Читайте так же:  Порядок получения в наследство денежных вкладов

Обычно это сотрудник кадровой или иной службы, отвечающей за взаимосвязь с персоналом.Ведением журнала учета также обычно занимается специалист по кадровым делам, в разных организациях должность такого работника может именоваться по-разному. Главное, чтобы в обязанностях данного сотрудника была указана необходимость учета утверждаемых кадровых приказов о предоставлении отпусков и фиксации сведений о них в специальном журнале учета.Согласно законодательству,

Журнал регистрации приказов на отпуск (образец)

(М. Монтень) © 2019 Все-документы.ру.

. Сайт-помощник по составлению различных договоров.

Журнал регистрации приказов на отпуск

К таким приказам относятся:

  1. и т.д.
  2. О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
  3. О предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы
  4. О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет

Оформление приказов на отпуск производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров.

(ГОСТ Р 51141-98) Регистрация

Журнал учета приказов по отпускам образец

Согласно ст. 358 кадровые приказы учитываются отдельно от остальной документации, для чего на каждом предприятии ведется журнал регистрации приказов по личному составу. Учет персонала отделен от бухгалтерского и управленческого: вопросы, касающиеся внешнего и внутреннего движения кадров, вынесены за рамки основной деятельности фирмы, поэтому приказы по личному составу не могут регистрироваться вместе с производственными документами.

Форма ОС-2 ОС-2 ОКУД 0306033 Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств).

Справочник Бухгалтера

Часть из них имеют унифицированную форму (утвержденную законодателем), другие оформляются в произвольной форме. Общее правило для оформления: журналы и книги должны быть распечатаны (можно применять готовую типографскую форму), пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью организации (индивидуального предпринимателя). Все листы журналов нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго.

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.

Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются.

Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого.

Журнал регистрации отпусков: образец хранение в электронном виде

Журнал приема на работу служит для регистрации приказов (распоряжений), изданных по унифицированным формам № Т-1 или № Т-1а.

Пример рабочего листа журнала приема на работу показан на рис.

1. Рисунок 1 Воспользуемся возможностью электронной таблицы Excel, позволяющей выбрать записи, удовлетворяющие определенному условию, и временно скрыть все остальные с помощью фильтра.

Для этого необходимо выбрать пункты меню Данные > Фильтр > Автофильтр. В меню Фильтр: пункт Все не применяется для ограничения набора отображаемых записей и используется по умолчанию для каждого поля;

Журнал регистрации приказов по личному составу

Порядок ведения устанавливается работодателем отдельным нормативным актом по основной деятельности, который оформляется в свободной форме и определяет:

  1. периоды ведения (год, 5 лет и т. д.) и место хранения.
  2. работников компании, ответственных за хранение и ведение;
  3. замещающих временно отсутствующих ответственных за ведение;

Срок хранения журналов составляет 75 лет. Указанные книги прошиваются, нумеруются и пломбируются.

Нужно ли заполнять журнал регистрации приказов на отпуск — скачать удобный образец в excel

При возникновении конфликтов между работодателем и работником, обратившимся в инспекцию по труду, с помощью книги учета представляется возможность доказать или опровергнуть законность действий каждой стороны.

В сводном журнале регистрации приказов на отпуск сотрудников отображается периодичность отдыха, основание для его оформления, а также факт предоставления определенному специалисту. Следует знать, что все приказы нельзя регистрировать в один журнал.

Распоряжения различаются по сроку их хранения в зависимости от типа предоставляемого отпуска и его длительности.

Они подлежат регистрации в разных кадровых книгах и хранятся по отдельности. Журнал регистрации отпусков содержит информацию о приказах со сроком хранения меньше 5 лет.

К такой категории относятся распоряжения на ежегодный оплачиваемый отпуск, , и .

Порядок заполнения журнала учета отпусков на предприятии и образец его оформления

Это быстро и бесплатно! Между тем ведение журнала учета отпусков не запрещено законодательно.

По желанию работодатель может разработать форму такого учетного документа. Порядок ведения журнала можно прописать в локальном акте, который устанавливает кадровое делопроизводство на предприятии.

Обычно журналы учета отпусков ведутся на крупных предприятиях с большой численностью персонала. Это позволяет кадровикам избежать путаницы при предоставлении очередных отпусков. Так, на практике сотрудники зачастую не соблюдают графики отпусков.

Видео (кликните для воспроизведения).

Им может потребоваться отпуск, если они заболели в этот период, на весь период временной нетрудоспособности. Также сотрудника могут на работу в период его отпуска, он может брать отгулы в течение года в счет отпуска, отпуск на несколько частей и пр.

Источники


  1. Пивоваров, Ю.С. История судебных учреждений России / Ю.С. Пивоваров. — М.: ИНИОН РАН, 2015. — 222 c.

  2. Суворов, Н. Об юридических лицах по римскому праву / Н. Суворов. — М.: Книга по Требованию, 2011. — 362 c.

  3. Сергеев С. Г. Конституционное право России; Дашков и Ко — Москва, 2008. — 576 c.
  4. ред. Славин, М.М. Становление судебной власти в обновляющейся России; М.: Институт государства и права РАН, 2013. — 880 c.
  5. Интеллектуальная собственность и реклама. Актуальные вопросы, административная и судебная практика. — М.: Альпина Паблишер, 2017. — 188 c.
Нужно ли заполнять журнал регистрации приказов на отпуск — скачать удобный образец в excel
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here