Как получить аванс на командировочные расходы – образец заявления на командировку для возмещения зат

Самое полезное в статье: "Как получить аванс на командировочные расходы – образец заявления на командировку для возмещения зат" с полноценной оценкой информации и выводами. На все вопросы может ответить дежурный юрист.

Приложение N 1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

См. данную форму в редакторе MS-Word

к Положению о служебных командировках

Проезд по маршруту

Проживание в гостинице

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Порядок выдачи аванса на командировку и командировочные расходы в подотчет

Служебные поездки сотрудников для выполнения трудовых функций вне постоянного места работы влекут за собой денежные затраты.

Командировки осуществляются по приказу работодателя и должны быть профинансированы за счет предприятия путем выдачи работнику аванса (часть 1 статьи 168 ТК РФ и пункт 10 Постановления Правительства России № 749 от 13 октября 2008 года).

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Как получить деньги подотчет?

Затраты на проезд к пункту назначения командировки, наем жилья на время пребывания не по месту постоянной работы, а также суточные расходы в соответствии со ст.168 Трудового кодекса покрываются работодателем.

Помимо этого, если служебная поездка подразумевает расходование дополнительных финансов (например, приобретение командированным механиком запчастей для осуществления ремонта техники), аванс должен включать в себя соответствующие дополнительные денежные суммы.

Аванс на командировку выдается в бухгалтерии предприятия, которое направляет работника в служебную поездку и может производиться как в наличной, так и в безналичной форме (на банковскую зарплатную карточку сотрудника).

Для того, чтоб работнику был выдан аванс на расходы, связанные со служебной поездкой, необходимо наличие одного из двух ниже представленных документа:

  • Заполненная надлежащим образом форма Т-9 (или приказ начальника на фирменном бланке предприятия);
  • Заявление на выдачу командировочных денежных средств, составленное работником и завизированное руководителем.

В случае, когда производится наличный расчёт, необходимо заполнение расчетного кассового ордера, который утвержден постановлением №88 Госкомстата РФ 18 августа 1998 года.

Аванс выдается на руки самому командированному работнику по удостоверению личности (паспорт) либо его представителю при предъявлении заверенной нотариально доверенности.

Кассир предприятия (организации) прописывает словами в расчетном кассовом ордере выданную сумму.

После получения аванса сотрудник должен в присутствии кассира пересчитать всю сумму и поставить подпись в ордере в случае соответствия.

Безналичный расчет командировочного аванса разрешен в соответствии с письмом Министерства Финансов Российской Федерации №02-03-10/37209, письмом Казначейства №42-7.4-05/5.2-554 от 10 сентября 2013 года и регулируется локальным актом предприятия (организации) (коллективным трудовым договором).

При безналичном расчете приказ начальства на выплату аванса на служебную поездку передается в бухгалтерию предприятия (организации) и является основанием для перевода рассчитанной суммы на зарплатную карту работника.

В случаях, когда выданных средств не хватило на предусмотренные сметой расходов по командировке растраты, работник использует личные средства, а по возвращению из служебной поездки указывает в отчете дополнительные траты.

Предприятие обязано возместить сотруднику все подтвержденные расходы, на оплату которых не хватило авансового платежа.

Если срок командировки был продлен, работодатель должен профинансировать расходы сотрудника за все дни продления путем перевода дополнительных средств на банковскую карту.

Важно! Выдача аванса на командировку является обязательным условием направления работника в служебную поездку.

Даже в случае наличия письменного согласия сотрудника о возмещении понесенных в связи с командировкой растрат после возвращения на постоянное место работы, работодатель может быть привлечен к административной или уголовной ответственности.

Как оформить заявление?

Для получения командировочного аванса работником составляется заявление на выдачу средств в связи со служебной поездкой.

Документ должен соответствовать общим правилам оформления рабочей документации – состоять из шапки, основной части и заключения.

Заявление на аванс на командировку составляется работником на имя начальника.

В основной части указываются данные приказа о направлении в командировку (номер, дата), период служебной поездки, сумма авансового платежа с расписанными основными статьями расходов (на проживание, проезд, суточные траты).

Также сотрудник, от имени которого составляется заявление, должен указать, что ознакомлен с обязанностью отчитаться о растратах аванса в течении трех рабочих дней после возвращения с поездки.

В конце документа проставляется дата составления, подпись и виза начальства.

Без последнего пункта заявление считается не действительным для совершения бухгалтерских операций.

Скачать образец заявления на получение аванса на командировку – word.

В какие сроки нужно отчитаться о командировочных расходах?

Отчет о растрате командировочного аванса – это обязательный документ, сдача которого регламентируется ст.ст.313—314 Налогового кодекса РФ.

Представленный отчет должен быть составлен на специальном бланке №АО-1 и предоставлен работником в течении трех рабочих дней после окончания командировки (абз.2 п. 6.3 указания Банка России №3210-У от 11 марта 2014 года).

К указанному документу прикладываются документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, проездные билеты и пр.

Полезное видео

Чем подтвердить командировочные расходы, рассказано в данном видео:

Выдача аванса на командировку – это обязательный пункт, без выполнения которого направление работника в служебную поездку является незаконным.

Платеж может быть произведет путем выдачи наличных средств из кассы или безналичным переводом необходимой суммы на банковскую карту.

Все произведенные сотрудником растраты должны быть отражены в отчете по авансовому платежу и подтверждены документально.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Читайте так же:  Последствия для работника при нарушении трудовой дисциплины – виды ответственности и примеры дисципл

Выпуск от 20 марта 2015 года

Схемы корреспонденций счетов

Подборка по материалам информационного банка «Корреспонденция счетов» системы КонсультантПлюс

Как отразить в учете организации затраты, связанные с направлением работника в командировку (на территории РФ), если этот работник будет представлять интересы организации в суде?

С целью представления интересов организации в суде работник организации направлен в служебную командировку на три дня. Работнику организации выдан денежный аванс на командировочные расходы из кассы организации в размере 15 000 руб. По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет с подтверждающими документами на сумму 13 500 руб., в том числе:

— суточные за три дня командировки — 3000 руб. (в соответствии с коллективным договором организации суточные составляют 1000 руб. в день);

— затраты на проезд — 4500 руб. (в том числе НДС 686,44 руб.);

— затраты на проживание — 6000 руб. (в том числе НДС 915,25 руб.). Подтверждающие расходы документы (счет из гостиницы, билеты на проезд) оформлены на бланках строгой отчетности с выделением суммы НДС отдельной строкой.

Неизрасходованный остаток аванса внесен работником в кассу организации. Организация применяет метод начисления в налоговом учете.

Корреспонденция счетов:

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ).

При направлении в командировку работнику гарантируется, в частности, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 4 ст. 168, абз. 2 п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс для оплаты командировочных расходов (п. 10 Положения).

Согласно п. 26 Положения по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

[2]

Порядок ведения кассовых операций

Выдача наличных денег из кассы под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации, производится по расходному кассовому ордеру на основании заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выданы наличные деньги, личную подпись руководителя и дату (п. 6, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

В соответствии с абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России N 3210-У авансовый отчет об израсходованных суммах представляется работником в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу (что согласуется с п. 26 Положения). Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Прием неизрасходованных денежных средств от работника производится по приходному кассовому ордеру. При этом работнику в подтверждение получения наличных денежных средств выдается квитанция к приходному кассовому ордеру (п. 5, пп. 5.1 п. 5 Указания Банка России N 3210-У).

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ при оплате работодателем работнику расходов на командировку на территории РФ в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, суточные, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения.

В данном случае суточные, выплачиваемые работнику в соответствии с коллективным договором, превышают законодательно установленный норматив, не облагаемый НДФЛ. Таким образом, не облагаемая НДФЛ сумма суточных составляет 2100 руб. (700 руб. x 3 дн.).

Оставшаяся сумма в размере 900 руб. (3000 руб. — 2100 руб.) подлежит налогообложению НДФЛ (по данному вопросу см. также Письмо Минфина России от 10.02.2011 N 03-04-06/6-22).

Датой получения дохода в виде сверхнормативных суточных является дата утверждения руководителем авансового отчета. Это связано с тем, что до момента утверждения авансового отчета вся сумма выданных работнику средств представляет собой задолженность работника перед организацией, т.е. не может считаться доходом работника в силу ст. 41 НК РФ. На это указано в Письме Минфина России от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5.

Отметим, что ранее Минфин России придерживался иной позиции, согласно которой суммы суточных в части, превышающей нормы, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ, облагаются НДФЛ на дату их выплаты. Подробнее по данному вопросу см. Энциклопедию спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.

Организация, выплатившая работнику сверхнормативные суточные, облагаемые НДФЛ, в качестве налогового агента обязана на основании утвержденного руководителем авансового отчета исчислить НДФЛ по ставке 13%, удержать его при фактической выплате работнику любого дохода в денежной форме (например, при выплате очередной заработной платы) и уплатить в бюджет (п. 1 ст. 224, п. п. 1, 2, 4 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина России от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5) . Перечисление в бюджет удержанного НДФЛ осуществляется в порядке, установленном п. 6 ст. 226 НК РФ .

Расходы на командировку работника, в том числе суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения не облагаются страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Читайте так же:  Оценка имущества при вступлении в наследство

При этом не установлено каких-либо ограничений по размеру суточных для целей освобождения их от обложения страховыми взносами, т.е. они не подлежат обложению страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (Письма ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985, Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19, п. 4 Письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260). Аналогичные разъяснения приведены в консультации заместителя директора департамента Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10.04.2014.

Налог на прибыль организаций

Командировочные расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при условии соответствия понесенных расходов критериям, перечисленным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Указанные расходы признаются в фактически понесенной сумме (без учета принимаемого к вычету НДС) (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170 НК РФ). Датой осуществления таких расходов является дата утверждения авансового отчета работника (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Отметим, что на сегодняшний день не установлено каких-либо ограничений по размеру суточных для целей учета их при определении налоговой базы по налогу на прибыль. То есть расходы в виде суточных признаются полностью в том размере, который в рассматриваемой ситуации определен в коллективном договоре организации.

Отметим также, что расходы по командировке, связанной с судебным разбирательством, также могут быть учтены в составе внереализационных расходов в качестве судебных расходов (издержек) на основании пп. 10 п. 1 ст. 265 НК РФ. При этом дату осуществления таких расходов, на наш взгляд, следует также определять в порядке, установленном пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Напомним, что, если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты (п. 4 ст. 252 НК РФ).

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, а также расходам на наем жилого помещения), принимаются к вычету при условии, что командировка осуществляется в рамках облагаемой НДС деятельности и при наличии документов, подтверждающих принятие к учету этих расходов, на основании счетов-фактур или иных документов (пп. 1 п. 2, п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

В данном случае основанием для принятия НДС к вычету являются подтверждающие расходы документы, которые оформлены на бланках строгой отчетности с выделением суммы НДС отдельной строкой. Это следует из п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137. Дополнительно о вычетах НДС по командировочным расходам см. Энциклопедию спорных ситуаций по НДС и Практическое пособие по НДС.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, расчеты с работником по суммам, выданным под отчет, отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Следовательно, на дату выдачи работнику денежных средств из кассы организации производится бухгалтерская запись по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса».

В рассматриваемой ситуации затраты организации, связанные со служебной командировкой работника, направленного для представления интересов организации в суде, прямо не связаны с производством и реализацией продукции, товаров, работ, услуг. То есть эти затраты не соответствуют понятию расходов по обычным видам деятельности, установленному п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, и признаются прочими расходами (п. п. 4, 11 ПБУ 10/99). Таким образом, на дату утверждения авансового отчета работника в учете организации производится бухгалтерская запись по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы», и кредиту счета 71 (п. 16 ПБУ 10/99, Инструкция по применению Плана счетов).

Внесение работником неизрасходованных денежных средств в кассу организации отражается по дебету счета 50 и кредиту счета 71 (Инструкция по применению Плана счетов).

Отражение операций по удержанию НДФЛ со сверхнормативных суточных, а также принятие к вычету «входного» НДС производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов и приведены ниже в таблице проводок.

Обозначения аналитических счетов, используемые в таблице проводок

К балансовому счету 68 «Расчеты по налогам и сборам»:

Учет командировочных расходов: документы, налоговый и бухучет

У многих организаций возникает необходимость отправить своего работника в командировку, это может быть командировка в пределах страны либо за границу, длительная или не очень. Независимо от вида командировки необходимо правильно её оформить, заполнить все командировочные документы, в бухгалтерском учете совершить необходимые проводки, правильно учесть командировочные расходы в целях налогообложения.

Разберемся, как оформить командировку, и какие необходимо заполнить документы.

Командировка — это отъезд работника из организации для выполнения служебного задания за пределы населенного пункта, в котором располагается данная организация. Продолжительность командировки может быть от одного дня и более, это зависит от сложности поручения, его объема и других особенностей. Длительность командировки никакими документами не ограничивается.

Первым днем командировки считается день отъезда из места постоянной работы (до 00.00 по местному времени), последний день — день прибытия в место постоянной работы.

Ст.167 Трудового кодекса РФ гарантирует сотруднику, направленному в командировку:

  • сохранение за ним должности;
  • выплату работнику за время командировки его среднего заработка;
  • возмещение работнику всех командировочных расходов.

Командировочные документы

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг
  1. Приказ на командировку — направление сотрудника в командировку оформляется данным приказом, существуют унифицированные бланки: форма Т9 для одного сотрудника, форма Т9а для группы сотрудников. Скачать эти формы можно здесь, там же вы найдете образец заполнения приказа на командировку.
  2. Авансовый отчет АО-1 — данный документ сдается работником по приезду из командировки и содержит информацию о потраченных им суммах (командировочных расходов) с подтверждающими факт затраты документами. Предъявить авансовый отчет работник обязан в течении 3-х дней с момента возвращения. Скачать бланк АО-1 можно в статье: Образец заполнения авансового отчета АО-1.
  3. Командировочное удостоверение — сдается также при возвращении из командировки вместе с авансовым отчетом, данным документом работник подтверждает факт нахождения по месту назначения, он содержит подписи и печати организаций, в которых работник побывал. Удостоверение имеет унифицированную форму Т-10, скачать его можно здесь.
Читайте так же:  Приостановление уголовного дела по упк рф

Также в качестве командировочных документов может выступать отчет о командировке, составленный работником по его возвращении, а также служебное задание, составленное руководителем подразделения.

Видео (кликните для воспроизведения).

Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в этой статье.

Авансовый отчет является обязательным документом при оформлении командировки, к нему прилагаются также документы, подтверждающие произведенные расходы. При неправильном и ненадлежащем оформлении авансового отчета затраты нельзя будет принять к учету в качестве командировочных расходов и, соответственно, впоследствии нельзя учитывать при определении налоговой базы при налогообложении.

Приказ на командировку, служебное задание, отчет о командировке — это внутренние документы, они не обязательны для признания понесенных командировочных затрат.

Учет командировочных расходов

Порядок оформления командировки регламентируется ТК РФ, НК РФ, также действуют другие подзаконные акты и документы, в частности, Положение об особенностях направления сотрудников в служебные командировки.

Работодатель возмещает работнику расходы, произведенные им в процессе выполнения порученного ему задания, к этим расходам относятся, так называемые, суточные (фиксированная величина денежных средств в сутки, которые выплачиваются в связи с проживанием вне постоянного места жительства и компенсируют дополнительные расходы, связанные с командировкой), а также все прочие расходы, произведенные работником и подтвержденные соответствующими документами (оплата проживания, транспортные расходы и прочие расходы, разрешенные работодателем). Об этом гласит ст.168 ТК РФ.

Порядок и размер возмещения командировочных расходов регулируется либо коллективным договором, либо другим локальным нормативным актом.

При направлении сотрудника в командировку ему выдается авансом определенная сумма денег, при возвращении сотрудник предоставляет авансовый отчет о реально потраченных суммах с подтверждающими документами, остаток аванса сдается в кассу, если же была потрачена сумма свыше выданного аванса, то сотруднику доплачиваются денежные средства, потраченные сверх выданного аванса.

Принять к учету командировочные затраты можно только при наличии подтверждающих документов.

Суточные: в качестве подтверждающего документа выступает командировочное удостоверение. Фактический размер суточных, которые организация будет выплачивать, определяется локальными актами организации или коллективным договором, их минимальная и максимальная величина не ограничена и устанавливается организацией самостоятельно. Суточные НДФЛ не облагаются в пределах допустимых норм. Допустимые нормы – 700 руб. в сутки для командировок по России и 2500 руб. в сутки для командировок за границу. Если организация своим внутренним локальным актом устанавливает суточные свыше указанных предельных величин, то величина свыше 700 и 2500 руб. облагается НДФЛ.

Стоит отметить, что в п.11 Положения об особенностях направления в командировку оговорено, что если сотрудник по какой-либо причине имеет возможность каждый день возвращаться в место своего жительства, то суточные ему не выплачиваются.

Командировочные расходы на транспорт: сюда включаются оплата проезда на общественном транспорте и такси до места посадки для отбытия в командировку, непосредственно сам проезд до назначенного места и обратно, и расходы на общественный транспорт в месте командировки. Также минфином предусмотрена возможность учитывать в качестве затрат на командировку и аренду транспорта для перемещения до места командировки, в месте командировки и обратно. Подтверждающими документами здесь выступают билеты, проездные документы, в случае аренды транспорта — договор аренды и документы, подтверждающие факт оплаты наличными или безналичными.

Командировочные расходы на проживание: если оплата гостиницы происходит безналичными, то в качестве подтверждающих документов выступает акт, счет-фактура, гостиничный чек, если наличными, то гостиничный чек и фискальный чек. В случае, если номер бронируется заранее, и эта услуга платная, то стоимость брони также включается в командировочные расходы. Дополнительные же услуги гостиницы, связанные с обслуживанием номера, питанием в ресторане, оздоровительными процедурами, которыми воспользовался командируемый, в качестве затрат на командировку не учитываются (сауна, спортзал, бассейн, обслуживание номера, услуги носильщика и прочее).

Если же для проживания снимается жилое помещение, квартира, то подтверждающим документом может выступить составленный договор аренды, в котором оговорена стоимость всех услуг по проживанию, а также все документы, подтверждающие оплату.

[3]

Проводки по учету командировочных расходов можно посмотреть в этой статье.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Налоговый учет командировочных расходов

Согласно НК РФ в налоговом учете командировочные расходы отражаются в составе прочих расходов (ст.253 НК РФ). Эти расходы признаются в том отчетном периоде, в котором была командировка. Датой подтверждения командировочных расходов признается дата авансового отчета.

На сумму командировочных расходов может быть уменьшена налоговая база при расчете налога на прибыль.

Расходы, которые могут быть учтены для целей налогообложения (пп.12 п.1 ст.264 НК РФ):

  • транспортные расходы на проезд до места командировки и обратно;
  • расходы на проживание (оплата гостиницы или аренда жилого помещения);
  • суточные;
  • оформление выдачи виз, паспортов и прочих подобных документов;
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита и другие аналогичные сборы.

Дополнительные расходы в гостинице, связанные с обслуживанием номера (уборка, химчистка, услуги носильщика), питанием в ресторане, баре, посещением оздоровительных заведений (бассейн, спортзал, сауна) в качестве командировочных расходов не признаются и не уменьшаются налоговую базу при расчете налога на прибыль.

Командировочные расходы и НДС

Для того, чтобы направить НДС к вычету, нужно, чтобы этот НДС был выделен отдельной строкой в подтверждающих документах: в счетах-фактурах и документах, подтверждающих уплату, и документах строгой отчетности.

Правила оформления приказа о командировочных расходах, их возмещении и выплате – образец для скачивания

Выполнение работником служебного задания не по месту его постоянной работы непосредственно связанно с определенными тратами.

Законодатель возлагается обязательство по покрытию командировочных расходов по оплате проезда, проживания, суточных, а также выполненной трудовой функции на направляющее предприятие (организацию).

Читайте так же:  Как правильно написать исковое заявление в суд на работодателя образец и порядок действий

Выплата денежных средств из кассы компании возможно исключительно на основании специального документа – приказа о командировочных расходах.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Когда оформляется для возмещения затрат на командировку?

Статьи расходов, покрытие которых несет организация, направляющая работника в служебную поездку, закреплены статьей 168 Трудового кодекса, а также Положением №749, утвержденным ПП Российской Федерации от 13.10.2008 года.

Представленные нормативные акты обобщают такие траты единым понятием «аванс на командировку».

Для четкого проведения расчетов бухгалтерией предприятия конкретизируются все составляющие указанного аванса Налоговым кодексом РФ и Положением по бухучету «Расходы организации» ПБУ 10/99.

Так, в соответствии с нормами налогового законодательства, суточные расходы определяются в размере 7 00 рублей для производственных командировок в пределах территории Российской Федерации и 2500 рублей для заграничных поездок на выполнение служебного задания.

Также предусмотрена статья дополнительных командировочных расходов, заблаговременно согласованных с руководителем направляющей компании.

Само понятие «аванс» предусматривает, что платеж должен производиться до начала командировки.

Однако на практике часто встречаются ситуации, когда работнику, во время пребывания на выполнении своих трудовых обязанностей не по месту постоянной работы, не хватило суммы авансового платежа и ему пришлось расходовать собственные средства.

Законодательными актами предусмотрено обязательство предприятий (организаций), направивших сотрудника в командировку, компенсировать расходы по служебной поездке, которые превышают размер выданного аванса.

Денежные средства на покрытие командировочных расходов, связанных со служебной поездкой, выдаются бухгалтерией направляющей организации (предприятия).

При получении аванса на поездку работник предупреждается о необходимости предоставления отчета по произведенным затратам в течении трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Именно в этом отчете необходимо указать все траты, превышающие размер авансового платежа.

Отчет подается вместе с подтверждающими документами, к которым относятся квитанции об оплате, проездные документы, чеки и пр.

Каждая сумма, выплаченная работником из личных средств, должна быть не только подтверждена документально, но и обоснована, т.е. руководитель направляющего предприятия (организации) вправе потребовать от сотрудника конкретизации совершенных затрат и аргументации их необходимости.

Решение о возмещении работнику личных средств, потраченных в служебной поездке, принимает начальник. Следует учитывать, что, при нецелевых тратах, может быть получен отказ в компенсации командировочных расходов.

Также фирма может не возвращать денежные средства, которые свидетельствуют о расточительности (например, работник пользовался услугами такси при наличии возможности проезда на общественном транспорте).

Как составить для выплаты денег работнику?

Приказ о возмещении командировочных расходов издается руководителем предприятия (организации), направляющего работника в поездку, после его возвращения и предоставления авансового отчета.

Порядок соответствующего возмещения прописывается в локальных актах компании. Здесь же могут быть конкретизированы виды расходов из личных средств сотрудника, которые будут ему возвращаться, а также максимальные размеры компенсации.

Приказ руководителя предприятия (организации), на основании которого бухгалтерия производит возмещение, должен составляться в соответствии с общими требованиями делопроизводства.

В представленном документе следует отобразить следующую информацию:

  • данные о работнике (ФИО, должность);
  • информация о служебной поездке (даты, сведения о приказе о направлении, место выполнения служебного задания);
  • сумма компенсации с указанием ее причины;
  • лицо, ответственное за приведение приказа в действие.

Указанный документ фиксируется в журнале приказов.

Скачать образец

Пример оформления приказа о возмещения командировочных расходов – word.

Так выглядит образец:

Компания, направляющая сотрудника на выполнение трудовой функции не по месту его постоянной работы, обязывается покрывать все расходы, связанные с командировкой, включая те, которые работник понес из личных средств.

[1]

Локальными актами предприятия (организации) могут устанавливаться отдельные статьи превышающих расходов, подлежащих компенсации, а также ее максимальная сумма. Возмещаются командировочные расходы бухгалтерией на основании приказа работодателя.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Возмещение командировочных

Направляя сотрудника в служебную командировку, работодатель обязан компенсировать сотруднику расходы на проживание и проезд. В статье разберем, как осуществляется возмещение командировочных расходов в соответствие с действующими законодательными нормами, а также выясним полный перечень расходов, подлежащих возмещению в командировке.

Какие расходы подлежат возмещению в командировке

Перечень расходов, подлежащий возмещению в командировке, регламентирован положениями НК РФ. Согласно пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ командировочные расходы включены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией и подлежат возмещению в следующем составе:

Видео (кликните для воспроизведения).

№ п/п

Описание расходов Расходы на проезд

При направлении сотрудника в командировку, работодатель берет на себя оплату расходов на проезд от места работы (проживания) до места командировки. Возмещению подлежат расходы на проезд железнодорожным, авиа-, наземным, водным транспортом.

Оформление визы, загранспаспорта, приглашения

В случаях когда сотрудник направляется в командировку за рубеж, в страну, посещение которой предполагает оформление визы, то работодатель компенсирует сотруднику расходы, связанные с ее оформлением. Также подлежат возмещению расходы на оформление загранспаспорта.

Основания для возмещения командировочных расходов

Работодатель возмещает сотруднику расходы, понесенные в командировке, при наличии следующих документальных оснований:

  • возмещение проезда осуществляется на основании оригиналов проездных документов (ж/д, авиа- билетов, квитанций на оплату услуг перевозки, оформленных в соответствующем порядке);
  • расходы на проживание компенсируются на основании оригиналов квитанций, выданный гостиницей либо иной организацией (ИП, физлицом), оказавшей услуги временного размещения;
  • суточные – расходы, подлежащие возмещению на основании приказа о командировке, при наличии авансового отчета (без необходимости предоставления первичных документов, подтверждающих расходы).

Возмещение прочих расходов, связанных с пребыванием сотрудника в командировке, производится на основании оригиналов первичных документов (квитанции, чеки, акты выполненных работ, т.п.), подтверждающих такие расходы.

Возмещение командировочных расходов: порядок действий работодателя

Ниже описан порядок возмещения расходов, понесенных сотрудников в период командировки.

Шаг #1. Издание приказа на командировку

На первом этапе работодатель составляет приказ, согласно которому сотрудник направляется в командировку.

Командировкой признается направление работника в другой населенный пункт с целью выполнения ним производственных задач.

Документ может быть составлен как в свободной форме, так и с использованием унифицированного бланка Т-9 ⇒ Приказ о командировке Т-9_бланк.

В тексте документа следует указать:

  • наименования организации;
  • ФИО, должность сотрудника, который направляется в командировку;
  • место командировки (населенный пункт);
  • период командировки (с___ г. по ___ г.);
  • цель командировки (контроль деятельности подразделений, замена временно отсутствующего сотрудника, переговоры с потенциальными клиентами, заключение договора поставки, т.п.);
  • основание для командировки (служебное задание).

После подписания приказа руководителем, документ передается сотруднику, который направляется в командировку, для ознакомления.

Шаг #2. Выдача аванса на командировку

На основании приказа о командировке сотрудник составляет заявление о выдаче аванса на командировку. Расчет аванса осуществляется на основании норм командировочных расходов, установленных локальными нормативными актами предприятия.

Сотрудник подписывает заявление, передает его руководителю для согласования, после чего документ поступает в бухгалтерии в качестве основания для выдачи аванса.

Аванс на командировку может быть выдан наличными через кассу либо перечислен в безналичной форме на банковскую карту сотрудника – в зависимости от порядка, предусмотренного в организации.

Шаг #3. Возмещение командировочных расходов

По окончанию командировки сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет ⇒ АО-1 с указанием понесенных расходов. К авансовому отчету работник прилагает оригиналы квитанций, чеков, прочих документов, подтверждающих такие расходы. Срок предоставления авансового отчета – не позже 3-го дня, следующего за днем окончания командировки (с учетом дней в пути).

Командировочные расходы подлежат возмещению в случае, если сумма аванса, выданного работнику, оказалась меньше расходов, которые сотрудник фактически понес в период командировки.

Срок возмещения командировочных расходов определяется в соответствие с положениями локальных нормативных актов компании. Как правило, бухгалтер организации перечисляет сотруднику сумму возмещения в день предоставления авансового отчета. При этом порядок оплаты труда и выплаты компенсации, принятый в компании, может предусматривать возмещение командировочных расходов в срок выплаты зарплаты (аванса), т.п.

Рассмотрим пример. 08.10.2019 года сотруднику ООО «Флагман» Субботину выдан аванс на командировку в размере 4.800 руб. По окончании командировки, 12.10.2019 года Субботин предоставил авансовый отчет, согласно которому общая сумма расходов в командировке составила 5.420 руб.

На основании авансового отчета и подтверждающих документов, бухгалтер возместил Субботину командировочные расходы в сумме 620 руб. (5.420 руб. – 4.800 руб.). Сумма возмещения 620 руб. перечислена на банковскую карту Субботина 12.10.2019 года.

Налогообложение возмещаемых командировочных расходов

Так как расходы, возмещаемые сотруднику в период командировки, относятся к компенсациям, сумма таких расходов выплачивается в «чистом» виде и НДФЛ не облагается.

В то же время компании, выплачивающие командированным сотрудникам суточные сверх лимита, установленного абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ, обязаны начислить НДФЛ и выплатить налог в бюджет в общем порядке. В 2019 году сумма суточных, не облагаемая НДФЛ, составляет 700 руб./сут. для командировок в пределах РФ, 2.500 руб./сут. – для загранкомандировок.

Напомним, что работодатель выплачивает сотруднику суточные за каждый день пребывания в командировке, в том числе за дни нахождения в пути (день отъезда/приезда).

Что касается налога на прибыль, то компания вправе включить в налогооблагаемую базу только сумму суточных в пределах лимита НК. Суммы, выплаченные сотрудникам сверх нормы, при расчете налога на прибыль не учитываются.

Немного иначе обстоит дело с налогообложением расходов на проживание и проезд. Данные виды расходов работодатель вправе возмещать в полном объеме, без необходимости начисления и удержания НДФЛ. Также вся сумма расходов на проезд и проживание включается в расчет налога на прибыль.

При этом, компании, как правило, ограничивают возможности сотрудников в расходах на аренду жилья, устанавливая определенных лимит для командировок внутри страны и за пределами РФ. Такие ограничения вполне правомерны при условии, что лимиты проживания зафиксированы в локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках).

Рассмотрим пример. Положением о командировках ООО «Грант» установлены:

  • суточные в размере 820 руб./сут.;
  • лимит расходов на проживание в размере 1.800 руб./сут.

В период с 19 по 21 октября 2019 года сотрудник ООО «Грант» Шелков находился в командировке. Перед началом командировки Шелкову был выдан аванс в сумме 5.000 руб.

По окончании командировки Шелков предоставил в бухгалтерию авансовый отчет, в котором указал следующие расходы:

  • суточные – 2.460 руб. (820 руб. * 3 сут.);
  • расходы на проезд – 2.330 руб. (на основании ж/д билетов);
  • расходы на проживание – 1.400 руб. (на основании квитанции об оплате и акта выполненных работ).

Общая сумма расходов Шелкова в командировке составила 6.190 руб.

При расчете суммы возмещения бухгалтер ООО «Грант» рассчитал НДФЛ, подлежащий удержанию при выплате сверх нормативных суточных:

(820 руб. – 700 руб.) * 3 сут. * 13% = 46,80 руб.

Сумма к возмещению рассчитана так:

6.190 руб. – 5.000 руб. – 46,80 руб. = 1.143,20 руб.

НДФЛ, удержанный из суммы дохода Шелкова, перечислен в бюджет на следующий день после дня выплаты возмещения.

Источники


  1. Марченко, М. Н. Сравнительное правоведение / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2013. — 784 c.

  2. ашов, А. И. Правоведение. Учебник для вузов / А.И. Балашов, Г.П. Рудаков. — М.: Питер, 2015. — 544 c.

  3. Смолина, Л. В. Защита деловой репутации организации / Л.В. Смолина. — М.: Дашков и Ко, БизнесВолга, 2010. — 160 c.
  4. Кабинет для девочки. Объемная аппликация. — М.: Проф-Пресс, 2014. — 10 c.
  5. ред. Карпунин, М.Г. Экономический эксперимент и право; М.: Юридическая литература, 2011. — 160 c.
Как получить аванс на командировочные расходы – образец заявления на командировку для возмещения зат
Оценка 5 проголосовавших: 1
★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here