Как объяснить нарушение инструкции и ошибки — образцы объяснительной записки о невыполнении должност

Самое полезное в статье: "Как объяснить нарушение инструкции и ошибки — образцы объяснительной записки о невыполнении должност" с полноценной оценкой информации и выводами. На все вопросы может ответить дежурный юрист.

Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).

Зачем нужна объяснительная записка

Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.

Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.

Кому адресовывать объяснительную

Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.

Когда писать объяснительную

Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.

Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).

Правила составления объяснительной записки

Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:

  • сведения о предприятии,
  • информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
  • дата проступка,
  • пояснения.

Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.

В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.

Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.

Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.

Инструкция по написанию объяснительной записки

Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании

В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.

  1. Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
  2. Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
  3. После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
  4. Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.

Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).

Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.

Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей

Никто не застрахован от ошибок при выполнении своей работы. Но иногда цена рабочих ошибок может оказаться слишком высокой – авария или несчастный случай. В таких ситуациях или для их профилактики начальство потребует от провинившегося объяснений в письменном виде.

Стандартизированной формы объяснительной записки не существует. В свободной форме работник должен изложить:

  • предпосылки совершения своей ошибки;
  • причины невыполнения или ненадлежащего выполнения должностных обязанностей;
  • все сопутствующие обстоятельства;
  • последствия нарушения;
  • то, что работник сочтет нужным дополнительно сообщить в связи с данной ситуацией;
  • какие он собирается приложить усилия для того, чтобы исправить последствия нарушения, а также, чтобы подобное не повторялось впредь.

ВАЖНО! Привлечь работника за невыполнение должностных обязанностей к дисциплинарной ответственности работодатель вправе только при наличии подписи работника об ознакомлении с должностной инструкцией.

Оформление объяснительной записки подчиняется общим правилам делопроизводства:

  • адресация руководителю («шапка» в правом верхнем углу);
  • ФИО и должность работника;
  • название документа «Объяснительная записка» посередине листа;
  • обязательное указание даты проступка и даты написания объяснительной;
  • собственноручная подпись работника.

Пример объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей

Генеральному директору
ООО «ИнформСервис»
Демурову Г. Е.
секретаря канцелярии
Ласточкиной Д. М.

Читайте так же:  Право на время отдыха

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
о невыполнении должностных обязанностей

Уважаемый Георгий Евгеньевич!

Признаю обоснованность претензий к моей работе 19.09.2017 года заведующей канцелярией Л.Д. Матрехиной. В этот день я несвоевременно обработала входящую корреспонденцию, из-за чего задержались дальнейшие дела канцелярии. Причина задержки – в поломке компьютера, заявка на ремонт которого была подана мной с опозданием, в тот же день, 19.09.2017 г. в 12:30. Опоздание вызвано тем, что сначала я пыталась наладить работу компьютера самостоятельно, что не привело к положительным результатам и только усугубило задержку.

Признаю свою вину в нарушении режима работы канцелярии. Я всегда стараюсь придерживаться инструкции по делопроизводству в своей работе, и впредь буду стремиться исполнять свои должностные обязанности, вовремя информируя соответствующие службы о независящих от меня обстоятельствах.

20.09.2017 г.
Секретарь /Ласточкина/ Д.М. Ласточкина

Всё об объяснительной записке и другие примеры — здесь.

Объяснительная записка о невыполнении поручения

Служебные задания входят в должностные обязанности каждого сотрудника. Если они не выполняются, налицо нарушение должностной инструкции. Начальство вправе знать причины такого нарушения, поэтому оно может затребовать написание объяснительной записки.

Иногда в невыполнении задания действительно есть вина сотрудника. В таком случае, в записке ее следует признать, объяснить причины и просить о снисхождении.

В других ситуациях невыполнение задания может не зависеть от самого работника. Такое может произойти вследствие внешних факторов, форс-мажора или же вины других лиц. Это тоже нужно обосновать в объяснительной записке.

Иногда сотрудник отказывается выполнить поручение сознательно, поскольку оно не входит в его должностные обязанности. В записке надо аргументировать это утверждение, сославшись на должностную инструкцию.

[1]

Оформление документа происходит по обычной форме делопроизводства: обязательны ФИО и должности адресата и автора записки, дата и подпись. В содержании выделяют:

  • фактическую часть – изложение обстоятельств невыполнения задания;
  • причинную часть – объяснение причин.

Пример объяснительной записки о невыполнении поручения

Генеральному директору
ООО «Лира»
Семихвостову Е.А.
инспектора отдела кадров
Васильковой Л.А.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
О невыполнении поручения

Я, Василькова Лариса Анатольевна, инспектор отдела кадров ООО «Лира», не выполнила срочное поручение относительно оформления приказа на увольнение завхоза Лариной Е.А., а также части другой документации (перечисление в приложении). Причина невыполнения – авария на линии электропередач, вследствие чего в офисе 16.09.2017 года отсутствовала электроэнергия в течение более 6 часов – с 12:30 до конца рабочего дня.

Мною были неоднократно сделаны звонки в РЭС, оповещен начальник отдела кадров. Вместе с другими сотрудниками отдела кадров мы сделали все возможное для продолжения работы без использования компьютера, однако, значительная часть поручений осталась невыполненной.

Своей вины в задержке с оформлением приказа не усматриваю. Прошу принять во внимание факторы, которые не зависели в данной ситуации от меня. Обязуюсь оформить необходимую документацию в ближайшее время.

К записке прилагаю перечень документов, которые не успела оформить вследствие данного форс-мажора.

17.09.2017 г.
Инспектор отдела кадров
ООО «Лира» /Василькова/ Л.А. Василькова

Всё об объяснительной записке и другие примеры — здесь.

Процедура объявления выговора за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей – порядок действий, образцы документов

Все организации требуют дисциплины работников. Она заключается в исполнении должностных обязанностей в полном объеме в установленные сроки.

Одним из видов дисциплинарного взыскания за нарушения и неисполнение трудовых функций, возложенных должностной инструкцией на работника, выступает выговор.

Когда трудящийся гражданин ненадлежащим образом исполняет свои обязанности, работодатель вправе объявить работнику выговор.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Исполнять свои должностные обязанности работник должен правильно, добросовестно и в срок.

Ненадлежащим исполнением обязанностей признаются действия или бездействия сотрудника, вследствие которых наступило нарушение.

Пленум ВС РФ в постановлении от 17.03.2004 № 2 установил, что работнику придется отвечать за нарушения:

  • требований закона;
  • обязательств по договору между работником и работодателем;
  • несоблюдение правил предприятия;
  • невыполнение задач и приказов.

Все указанные нарушения приводит к ненадлежащему исполнению трудовых обязанностей, что является серьезной помехой работе. Своевременное применение мер взыскания помогает сохранить дисциплину и способствует правильному исполнению обязанностей.

На практике это выглядит довольно просто. Сотрудник работает по должностной инструкции и согласно этому документа исполняет свои обязанности. Если в соответствии с ней он допустил нарушения, за такой проступок на него накладывается дисциплинарное взыскание, в том числе выговор.

Можно ли объявить выговор сотруднику за нарушение инструкции?

Возможность получения выговора определяет статья 192 ТК РФ. За неисполнение обязанностей трудящийся человек может заработать: замечание, выговор либо увольнение. Работодатель на свое усмотрение решает, как наказать сотрудника. Работник, в свою очередь, вправе оспорить решение, но, при наличии веских оснований.

При получении нескольких выговоров, превратившихся в систему, работника могут уволить. Если нарушение было грубым, то увольнение может последовать сразу.

Выговор действует в течение одного года, по окончании которого работник считается прошедшим наказание и освобожденным от дисциплинарного взыскания.

Предположим, сотрудница без уважительных причин отсутствовала на рабочем месте 2 часа. Уволить ее за это нельзя, а объявить выговор за неисполнение трудовых обязанностей вполне можно. Если она систематически опаздывает и есть подтверждающие документы, ее могут уволить.

Как оформить при неисполнении?

Для объявления выговора за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей необходимо придерживаться такого алгоритма действий:

  • Зафиксировать факт ненадлежащего исполнения или неисполнения обязанностей. Для этого составляется акт, свидетельствующий о нарушении, докладная записка. Можно попросить свидетелей письменно подтвердить наличие нарушений.
  • Запросить объяснения от работника. Рекомендуется делать это в форме уведомления, тогда если на протяжении двух дней виновное лицо не предоставит объяснения, можно составить акт о непредставлении информации. Примеры объяснительных о неисполнении обязанностей.
  • Направить документы на согласование директора организации.
  • Издать приказ об объявлении выговора за неисполнение должностной инструкции, приказов. С ним нарушителя нужно ознакомить под подпись. Если сотрудник отказывается подписать документ, составляется акт отказа.

Законодательство о труде содержит четкие сроки, когда работодатель вправе наказать работника.

Допускается объявить выговор в течение одного месяца с момента обнаружения нарушения.

Читайте так же:  Правила оказания материальной помощи сотруднику. кому, когда и в каком размере выплачивается

Если в это время работник был в отпуске или на больничном листе, сроки объявления выговора продлеваются (на время их действия).

Образец приказа

Закон не устанавливает конкретной формы приказа. Работодатель утверждает ее самостоятельно.

Обязательные пункты приказа:

  • название документа;
  • номер и дата составления;
  • обозначение, о чем приказ;
  • данные виновного лица: Ф.И.О. и должность;
  • краткое описание ситуации – в чем заключается неисполнение обязанностей или их ненадлежащее исполнение;
  • суть приказа в соответствии с законом о труде;
  • перечень документации, способствующей изданию приказа;
  • подпись руководителя;
  • дата и виза ознакомления сотрудника.

С приказом виновное лицо нужно ознакомить под подпись в течение трех дней. Если работник не желает подписывать документ, необходимо оформить соответствующий акт.

Скачать образец приказа об объявлении выговора сотруднику за неисполнение должностных обязанностей – word.

Пример оформления приказа:

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

г. Волгоград 25.05.2019г.

о наложении дисциплинарного взыскания в форме выговора

По причине отсутствия Пуговкина И.И., занимающего должность кладовщика 23.05.2019 г. с 10-00 до 12-00 на рабочем месте и неисполнения им в это время должностных обязанностей:

  • Объявить выговор Пуговкину И.И.
  • Специалисту отдела кадров Сидоровой А.А. ознакомить Пуговкина И.И. с приказом под подпись в течение 3 дней и уведомить о возможном увольнении по п.5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
  • Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
  • Докладная записка специалиста отдела кадров Сидоровой А. А. от 23.05.2019 г.
  • Акт о совершении проступка от 23.05.2019 г.
  • Объяснительная записка Пуговкина И. И. от 24.05.2019 г.

Генеральный директор Подпись Гусев Р. О.

[2]

С приказом ознакомлен: Подпись Пуговкин И. И.

После подписания документа, он хранится у работодателя, затем передается в архив.

По теме выделим несколько основных моментов:

  • При нарушении ненадлежащем исполнении обязанностей работодатель вправе вынести работнику выговор.
  • Наличие систематических нарушений, соответственно вынесений выговоров, приводит к увольнению трудоустроенного лица.
  • Выговор выносится работнику с помощью приказа, изданного на предприятии.
  • Работник в обязательном порядке должен ознакомить виновное лицо с приказом либо составить акт об отказе.
  • Перед его вынесением необходимо затребовать письменные объяснения и выяснить, не было ли у человека уважительной причины.
  • Выговор действует один год, затем считается завершенным.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей

Если работник не выполняет свои должностные обязанности или выполняет их не должным образом, то работодатель вправе применить к работнику дисциплинарное взыскание, но сделать он это сможет только при наличии письменного объяснения сотрудника.

Сотруднику следует написать объяснительную записку с указанием причин невыполнения должностных обязанностей должным образом. Обязанность сотрудника выполнять определенные обязанности на рабочем месте прописывается в трудовом договоре, список этих обязанностей отражается в должностной инструкцией, с которой работник должен обязательно ознакомиться под роспись. Если работник ознакомлен не будет, то и требовать с него будет не возможно исполнения обязанностей.

Поэтому работодателю следует не упустить этот момент при приеме нового работника, предоставить ему для чтения должностную инструкцию и потребовать проставления ознакомительной подписи на документе. Только при наличии этой подписи можно что-то требовать от сотрудника.

Если прописанные обязательства работник исполнять не хочет, либо исполняет их не так, как от него требуется, допускает систематические ошибки в работе, то работодатель вправе потребовать от работника объяснительную записку.

Работнику следует внимательно отнестись к составлению данного документа, продумать его содержимое, ведь именно по объяснениям работника руководитель будет принимать решение о возможности наказания.

Как написать объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей?

Если обязанности работником не выполнены должным образом, то работнику следует подумать, почему это произошло. В объяснительной желательно указывать объективные причины, которые вызвали невыполнение должностных обязанностей. Можно, конечно, обвинить в случившемся других людей, но не всегда это будет положительно воспринято руководством.

Лучше признать свою вину (тем более, если она действительно была), объяснить свои ошибки, например, своей болезнью, сослаться на то, что было плохое самочувствие. Или, например, невнимательность была вызвана срочностью работы, большей загруженностью или иными причинами. Хорошо, если эту причину подтвердит документ, например, справка из медицинского учреждения.

Главное, выдерживать при написании деловой стиль повествования, не высказывать лишних эмоцией, не писать длинные сочинения. Пишется объяснительная кратко, емко и по делу. Порой, лишняя информация может вызвать дополнительный поток вопросов у руководства.

Обязательно следует указать, что именно произошло, когда, какие имело последствия. В конце записки нужно выразить свое глубокое сожалению случившимся, осознать свою ошибку и пообещать впредь исполнять свои должностные обязанности в соответствии с установленными требованиями.

Объяснительная записка пишется на имя руководителя, внизу ставится дата и подпись работника. После чего объяснительная прикладывается ко всем прочим документам и передается по месту назначения.

Пример объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей:

Директору ООО «Звезда»

От оператора отдела продаж

О невыполнении должностных обязанностей

16.04.2015 мною были допущены ошибки в оформлении товарной накладной, счета-фактуры и счета на оплату для клиента ООО «Антей», вследствие чего клиент оплатил неправильную сумму по документам.

Данная ошибка была совершена мной по невнимательности и вследствие умственной усталости от большого потока клиентов в этот день. Впредь постараюсь быть более внимательной и сосредоточенной и избегать подобных ошибок в своей работе.

Оператор отдела продаж _____подпись_____ А.А. Иванова

Порядок увольнения за неоднократное неисполнение должностных обязанностей прописан здесь.

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей образец — скачать.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Как написать объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей?

Любой работник может допустить ту или иную ошибку в работе. Причиной может быть как физическое состояние сотрудника, так и незнание своих должностных обязанностей. Невыполнение служебных обязанностей может быть наказано вынесением различного рода взысканий. Для того чтобы избежать или смягчить их, работник может составить объяснительную записку, в которой укажет причины допущенного проступка.

Читайте так же:  Виды и классификация несчастных случаев на производстве

Когда и почему составляется записка?

Видео (кликните для воспроизведения).

При обнаружении ошибок в работе или невыполнении тех или иных обязательств, работодатель имеет полное право наложить на работника дисциплинарное взыскание. Но перед его вынесением, руководство должно попросить работника составить объяснительную записку, в которой будут указаны причины невыполнения своих служебных обязанностей. Исходя из текста объяснительной, руководство выносит решение о наложении и виде дисциплинарного взыскания.

Обратите внимание, на составление объяснительной записки у вас есть два дня. Требования о немедленном составлении бумаги являются неправомерными.

Особенности составления

Как и любой документ, относящийся к внутреннему документообороту, объяснительная записка составляется на имя директора предприятия на чистом белом листе формата A4. В случае наличия утвержденного на предприятии бланка составления записки – составляется на нем.

В тексте объяснительной четко, кратко и ясно описывается суть проблемы, причина, по которой произошел тот или иной инцидент, его последствия. Указываются и обстоятельства, ставшие причиной возникновения ситуации. Желательно также указать, что вы осознаете свою вину и впредь постараетесь быть внимательнее.

[3]

В конце документа указывается дата составления, ставится подпись составителя.

После написания и подачи на рассмотрение, документ регистрируется кадровиком или секретарем директора.

Порядок написания записки

Документ составляется в таком же порядке, как и любая другая официальная бумага:

  • Сначала пишется шапка документа, в которой указывается:

– адресат – директор или руководитель предприятия, структурного подразделения;

– адресант – составитель документа, его должность и фамилия, имя, отчество.

  1. Название документа, отражающее его суть.
  2. Сам текст объяснительной, который выстраивается в следующем порядке:

– дата проступка и его суть;

– последствия невыполнения тех или иных обязательств;

– причина возникновения проступка;

– признание своей вины в инциденте;

– обещание впредь придерживаться должностных инструкций.

  1. Дата составления.
  2. Подпись и ее расшифровка.

На что не следует ссылаться?

Указывая причины, приведшие к невыполнению своих обязанностей, многие могут допустить ошибки, неправильно указав причины. Так, никогда и не при каких обстоятельствах нельзя:

  1. Обвинять в случившемся коллег или, тем более, начальство. Это лишь приведет к еще большим неприятностям.
  2. Указывать, что вы не ознакомлены со своими прямыми обязанностями или забыли их. Ссылаться на данный аргумент можно лишь в том случае, если при заключении трудового договора вы действительно не были ознакомлены с обязанностями и не расписывались в соответствующем документе.
  3. Приводить в качестве аргументов ложные факты, которые легко проверить.

В крайнем случае, вы можете сослаться на усталость, личные проблемы, плохое самочувствие.

Примеры объяснительной записки о невыполнении рабочих обязанностей

Предлагаем вам стандартные примеры оформления объяснительной:

Как оформить другие виды объяснительных записок:

Видео: Особенности написания объяснительной записки

Узнайте об особенностях оформления объяснительной записки, в том числе и о невыполнении должностных обязанностей – сроках ее составления, особенностях подачи на рассмотрение, а также о том, как именно она поможет вам при возможном наложении дисциплинарного наказания:

Правильно составленная объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей поможет если не избежать дисциплинарного взыскания, то хотя бы частично смягчить его. При составлении записки постарайтесь не врать, а указывать истинные причины проступка.

Образец объяснительной записки о неисполнении трудовых обязанностей, ее назначение и виды

Любое происшествие на работе должно рассматриваться в рамках служебного расследования и вынесения дисциплинарного наказания нарушителю. Грубые нарушения трудовой дисциплины, например, прогул или пьянство, должны пресекаться своевременно. В любой ситуации с сотрудника запрашивается объяснение причин инцидента в виде записки.

Этот документ содержит важную информацию от самого работника, о его видении ситуации. Так как дисциплинарное взыскание влечет сложный юридический процесс, стоит рассмотреть порядок заполнения документа на примере образца объяснительной записки о неисполнении трудовых обязанностей.

Для чего составляется

Объяснительная записка является письменной формой объяснения причин, почему сотрудник не справился с поставленной задачей, нарушил какое-то правило или вовсе проигнорировал свою профессиональную ответственность. Трудовой кодекс также требует брать с работников все виды объяснений проступков только на бумаге.

Этому есть ряд причин:

  1. Нет возможности правильно понять устную речь, так как порой словами можно объяснять вещи двусмысленно либо вкладывать в них противоречивое значение.
  2. Записанная информация не пропадет, будет документом для дальнейшего разбирательства по происшествию.
  3. Нет возможности менять данные и вносить в них корректировки, что также может повлиять на ход служебного расследования.
  4. Отсутствие эмоциональной окраски и предвзятости к человеку при личной беседе.
  5. Объективная фиксация данных без личного вмешательства.
  6. Долговременное хранение.

Не стоит считать объяснительную записку приговором. Ее наличие направлено на лояльное и объективное рассмотрение инцидента. Как раз в ней указываются все причины и обстоятельства, которые способствовали возникновению сложившейся ситуации.

Как написать объяснительную

Объяснительная записка является юридически значимым документом. Составляется она как официальное письмо на имя директора или другого ответственного лица. Пишется на чистом листе бумаги или специальном бланке организации. Будет ли она написана от руки или напечатана, не имеет существенного значения, главное наличие «живой» подписи самого сотрудника, а также дата составления.

Законом определены требования по срокам предоставления записки и ее содержанию. Работник должен в течение двух рабочих дней по требованию от руководителя дать письменные объяснения происшествия. Если сотрудник не написал записку, составляется акт, что в дальнейшем может повлиять на решение о дисциплинарном взыскании.

В самой объяснительной записке должны быть отражены следующие пункты:

  • дата инцидента с кратким описанием случившегося;
  • последствия (если были);
  • возможные причины;
  • признание вины, обещание больше не нарушать установленные правила и процедуры.

Возможно, записка выглядит как оправдание сотрудника, как детское «я больше не буду», но и для взрослого человека это имеет значение. Так он объясняет произошедшее событие, какие причины этому послужили. Для смягчения ситуации можно попросить прощение, хотя бы как в знак уважения.

О невыполнении плана

Невыполнение плана наиболее типичное должностное нарушение. Это может быть план продаж за определенный срок, или план работы по проекту. Подобные нарушения могут привести к сбоям в рабочем процессе, уменьшении прибыли компании, а также репутационным рискам.

Читайте так же:  Что выгоднее, кредит на квартиру или покупка жилья в ипотеку

Для предотвращения негативных последствий, в том числе как воспитательная мера можно потребовать с персонала объяснительную о невыполнении поставленного плана.

Запрашивая данный документ, следует хорошо подготовиться. Для этого нужно иметь письменные доказательства, какой план и в какие сроки был поставлен. Как он был доведен до работников (желательно в письменной форме под подпись). Какие результаты достигнуты за конкретное время.

Сотрудники в записке должны также указать причины невыполнения плана (объективные и личные), что было предпринято для улучшения ситуации, свое видение для исправления недочета. На сопоставлении данных следует принимать решение о применении дисциплинарного наказания или нет.

Ошибка в работе

От ошибок в работе не застрахован никто, даже лучший специалист. Условно можно назвать две причины на появление ошибок в работе:

  1. Личные обстоятельства работника (усталость, плохое самочувствие, проблемы в семье и тому подобное).
  2. Несоблюдение должностной инструкции, требований охраны труда.

Любая причина, повлекшая к ошибке, должна быть изучена и устранена. В первую очередь это важно, если речь идет о несчастном случае или риске для окружающих. Для этого с человека берется объяснительная записка, в которой он должен детально изложить, что повлекло появление ошибки. Указывать стоит все причины: личные обстоятельства, если были проблемы со здоровьем и объективные факторы.

Даже при совершении ошибки важно проявить себя как профессионал, объективно взвесить все обстоятельства, а не перекладывать вину на окружающих. Не стоит ссылаться на незнание должностной инструкции и установленных процедур. Это только больше способствует признанию вины работника. Важно уметь признавать свои ошибки и принимать меры для их предотвращения.

Уважительная причина

Иногда совершение проступка происходит по уважительной причине. Это достаточно сложно доказать и требует более тщательного изучения происшествия. Для этого человек должен в полной мере описать ситуацию, что он сделал, почему было принято такое решение, а не другое. Можно указать все варианты развития событий, а также их последствия в сложившейся ситуации. Так можно постараться оправдать свои действия в совершении проступка. Иногда действительно из двух зол приходится выбирать меньшее.

Образец объяснительной записки о неисполнении трудовых обязанностей

Законом не установлены формы объяснительных. Ниже представлены их образцы.

Из текстов видно, что обе записки написаны схематично. В них содержится лаконичная информация о происшествии, его последствиях и причинах. А также признание своей вины.

Такой формат наиболее удобно читать для понимания видения ситуации, причастности сотрудника к ней. Все это поможет вынести верное наказания для нарушителя.

На что не следует ссылаться

При составлении объяснительной записки следует быть корректным. Безусловно, причинами происшествия могут быть различные обстоятельства и причастны конкретные люди. Но если выпала честь писать объяснение ситуации конкретному специалисту, следует помнить, что не все можно говорить.

В первую очередь следует избегать слишком эмоционально окрашенной речи, нецензурных и бранных выражений. Не стоит обвинять коллег или начальника в некомпетенции или халатности, а себя выставлять жертвой, представлять ложные факты.

Также не самым удачным будет, если написать, что не знал, как что-то сделать, забыл или не был ознакомлен. Это не будет оправдывать человека, а повлечет больше нареканий.

Правильным будет изложение ситуации в той последовательности, как все произошло. Не нужно утаивать какую-то информацию или врать. Не стоит вести себя как ребенок и пытаться переложить вину на кого-то или обстоятельства, сравнивать себя с коллегами и тому подобное. Лучше честно признать свои недочеты и огрехи в работе. Как известно, признание вины смягчает наказание.

Кто может требовать объяснительную

По закону затребовать объяснительную может работодатель. На ум сразу приходит мысль, что это должен быть директор организации. По большому счету, это так. Чаще всего именно руководитель компании принимает решения о дисциплинарном взыскании работников, проведении служебных расследований и мер пресечения происшествий.

Однако в современных крупных организациях руководитель не всегда может это исполнять. Речь идет о компаниях с разветвленной сетью подразделений, многочисленных филиалов и обособленных подразделений. Для решения такой проблемы есть два выхода:

Наделение ответственных лиц полномочиями заключения трудовых отношений и привлечение сотрудников к дисциплинарным взысканиям в случае необходимости. Чаще всего к таким лицам относятся руководители филиалов и специалисты кадровой службы. Для наделения полномочий издается соответствующий приказ, иногда оформляется доверенность.

В случае временного отсутствия начальника важно позаботиться, кто будет исполнять его функции по кадровым вопросам. Для этого издается приказ на определенный срок о временном исполнении обязанностей с их полным описанием.

Таким образом, даже при очевидном нарушении трудовой дисциплины далеко не каждый сотрудник организации, в том числе имеющий руководящий пост, может требовать объяснительную от виновника происшествия. Чтобы избежать подобного конфуза и своевременно принимать меры по решению проблемы, стоит заранее назначить ответственных лиц, наделенных данными правами.

Можно ли не писать

Требовать от провинившегося человека объяснительную работодатель имеет право по закону (статья 193 ТК РФ). Документ должен быть написан в течение двух календарных дней с момента затребования. При этом работник не имеет права от этого отказаться.

В случае непредоставления записки или отказа сотрудника от ее написания составляется акт. По факту отсутствие или наличие объяснительной не влияет на меру пресечения за содеянное, но ее наличие может послужить в пользу защиты сотрудника.

Составление объяснительной записки весьма непростая задача. Она необходима при возникновении нештатных ситуаций и грубых нарушениях трудовой дисциплины. Этот документ принимается во внимание при вынесении дисциплинарного взыскания, который может смягчить его вплоть до отмены.

Как написать объяснительную, рассказано в этом видео:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Как объяснить нарушение инструкции и ошибки — образцы объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей

В процессе осуществления трудовой деятельности каждый работающий гражданин может допускать ошибки и совершать проступки.

За выявление таких действий нарушитель привлекается к ответственности.

Для того чтобы установить причину, возникновение которой повлекло за собой нарушение производственной дисциплины, работником составляется объяснительная записка.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Читайте так же:  Как оформить государственную пенсию по случаю потери кормильца

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Обязан ли работник объяснять причины нарушений?

Перед тем как привлечь сотрудника к ответственности, руководитель должен потребовать от нарушителя объяснений причины, по которой был совершен проступок. Для этого он может обратиться к нему устно или составить письменное обращение.

Работник должен предоставить ответ в течение 2 дней с момента получения требования.

При этом составление объяснительной о невыполнении должностных обязанностей не считается процедурой, которую необходимо выполнять в обязательном порядке. Следовательно, трудоустроенный гражданин может отказать руководителю в объяснении ситуации.

Требование работодателя незамедлительно предоставить документ указанного образца — действие, нарушающее права трудящегося. При получении отказа руководитель должен зафиксировать этот момент в соответствующей документации.

Не менее важно учесть — отрицательный ответ на просьбу предоставления объяснений в большинстве случаев рассматривается как признание сотрудником вины.

Именно поэтому работнику рекомендуется составлять объяснительную в любом случае, даже если причина, в связи с которой специалист нарушил должностные обязанности, считается неуважительной.

Что написать при неисполнении трудовой инструкции?

Унифицированного бланка для оформления объяснительной при невыполнении обязанностей нет, поэтому при ее составлении должны соблюдаться стандартные требования, применяемые по отношению к ведению внутреннего документооборота.

Записка пишется на имя непосредственного руководителя предприятия. В качестве основы для ее создания необходимо использовать чистый лист бумаги формата А4.

Если в компании для заполнения подобной документации разработан специальный бланк, составление акта должно производиться путем его использования.

Текст объяснительной должен отражать сущность проблемы и максимально точное описание причины, по которой возникла необходимость нарушения установленных правил и допущения исполнение должностных обязанностей в ненадлежащем виде.

По возможности работнику следует указать, что он признает свою вину и постарается предотвратить повторное совершение проступка. Это актуально только в том случае, если работник уверен, что причина нарушения будет признана неуважительной.

Структура документа выглядит стандартным образом.

Она включает в себя следующие данные:

  • адресат — директор компании или начальник структурного подразделения;
  • составитель — его инициалы и должность.

Название бумаги должно отражать ее сущность.

В основную часть объяснительной необходимо внести такую информацию:

  • дата совершения дисциплинарного проступка;
  • суть нарушения — невыполнение должностных обязанностей или их ненадлежащее исполнение;
  • последствия, которые возникли вследствие нарушения установленных производственных правил;
  • причина, по которой сотрудник был вынужден нарушить трудовую дисциплину;
  • факт признания/не признания своей вины;
  • обещание о соблюдении в дальнейшем установленных трудовых порядков (если проступок совершен по неуважительной причине);
  • дата написания записки;
  • подпись составителя.

На основании анализа совокупного пакета документов выносится решение о дисциплинарном взыскании и составляется приказ. При наличии уже одного взыскания работнику можно уволить.

Примеры текстов при совершении ошибок в работе

Существует множество причин и обстоятельств, при возникновении которых сотрудник недолжным образом выполняет возлагаемые на него полномочия.

Для наглядности и закрепления этой темы необходимо ознакомиться с несколькими примерами объяснительных такого вида.

Образец в связи с усталостью

Генеральному директору компании “Созвездие”

От специалиста отдела маркетинга

о невыполнении должностных обязанностей

5 июня 2019 года в процессе оформления докладных на товар мной были допущены ошибки. В результате этого действия клиент Антонов В. К. перечислил на счет нашей компании неверную сумму.

Я полностью признаю свою вину. Ошибка была допущена по причине сильного переутомления и усталости, обусловленной непрерывным потоком клиентов. В дальнейшем я приложу все усилия, чтобы подобные недоразумения не повторились вновь.

Специалист отдела маркетинга Смирнова В. А.

Пример, если была уважительная причина

Директору охранного предприятия “Зубр”

от охранника Свиридова Н. С.

25 мая 2018 года мною не был произведен ночной обход охраняемой территории. Никаких последствий совершенный мною проступок не повлек.

Во время, предназначенное для обхода, я почувствовал резкое ухудшение состояния здоровья. У меня поднялось давление, вследствие чего мне пришлось вызвать скорую помощь. К объяснительной прилагаю медицинское заключение, выданное фельдшером. Нарушение произошло по обстоятельствам, от меня не зависящим.

26 мая 2019 года охранник Свиридов Н. С.

Образец при признании вины

Генеральному директору компании “Ручка”

от сотрудника отдела канцелярии

Объяснительная записка о ненадлежащем исполнении должностных обязанностей

22 апреля 2019 я произвел несвоевременную проверку входящей корреспонденции. Вследствие этого работа канцелярии была временно приостановлена.

Свою вину я признаю в полной мере, простой работы возник по причине моей невнимательности. Впредь постараюсь более тщательнее придерживаться инструкции по делопроизводству.

23 апреля 2019 года Ситников М.А.

При обнаружении факта нарушения трудовой дисциплины руководитель должен потребовать от сотрудника письменных объяснений. На подготовку такой документации работнику выделяется 2 дня.

Если невыполнение должностных обязанностей было связано с уважительными причинами, работодатель не вправе применить по отношению к специалисту дисциплинарное взыскание. В объяснительной важно полностью и как можно подробнее изложить причину нарушения, потому как наличие определенных обстоятельств позволит избежать привлечения к ответственности.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Видео (кликните для воспроизведения).

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Источники


  1. Общая теория государства и права. Учебник. В 3 томах. Том 3. — М.: Зерцало-М, 2002. — 528 c.

  2. Радько, Т. Н. Теория государства и права / Т.Н. Радько. — М.: Академический проект, 2005. — 720 c.

  3. История государства и права России; АСТ, Сова, ВКТ — Москва, 2009. — 395 c.
  4. Зашляпин, Л. А. Основы теории эффективной адвокатской деятельности. Прелиминарный аспект / Л.А. Зашляпин. — М.: Издательство Уральского Университета, 2015. — 568 c.
Как объяснить нарушение инструкции и ошибки — образцы объяснительной записки о невыполнении должност
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here